Security Management System
Die All-in-One Lösung für professionelle Sicherheitsunternehmen. Mitarbeiter, Kunden, Aufträge und Zeiterfassung – alles in einem System.
Alles was Sie brauchen
Speziell entwickelt für die Anforderungen von Sicherheitsunternehmen
Mitarbeiterverwaltung
Die digitale Personalakte für Ihr gesamtes Sicherheitsteam. Erfassen Sie Stammdaten, Qualifikationen, Zertifikate und Dokumente zentral im System. Sicherheitsmitarbeiter benötigen gültige Ausweise, Schulungsnachweise und Bewilligungen – SMS überwacht alle Ablaufdaten automatisch und warnt 30 Tage vor Fristende per E-Mail. Abgelaufene Qualifikationen verhindern die Einplanung in Schichten, damit Sie jederzeit compliant sind. Arbeitsverträge, Vereinbarungen und Lohndaten sind sicher gespeichert und per Klick abrufbar. Für Sicherheitsunternehmen mit 5 bis 500+ Mitarbeitern skalierbar.
- Personalakte mit allen Dokumenten
- Qualifikationen & Zertifikate
- Ablauf-Erinnerungen automatisch
- Arbeitsverträge & Vereinbarungen
Kundenverwaltung
Ihr integriertes CRM speziell für Sicherheitsunternehmen. Verwalten Sie Auftraggeber, Standorte, Verträge und Kontaktpersonen an einem Ort. Zu jedem Kunden sehen Sie die vollständige Auftragshistorie: welche Einsätze durchgeführt wurden, welche Rechnungen offen sind und welche Verträge demnächst auslaufen. Das Kommunikationsprotokoll dokumentiert E-Mails, Telefonate und Vereinbarungen chronologisch. So ist Ihr gesamtes Team immer über den aktuellen Stand informiert – auch wenn der zuständige Kundenbetreuer im Urlaub ist. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen werden automatisch überwacht.
- Kundenstammdaten & Kontakte
- Vertragsmanagement
- Auftragshistorie
- Kommunikationsprotokoll
Auftragsverwaltung
Von der Anfrage bis zum Einsatzprotokoll: Die SMS-Auftragsverwaltung bildet den gesamten Lebenszyklus eines Sicherheitsauftrags ab. Erstellen Sie Aufträge mit Standort, Anforderungsprofil und benötigtem Personal. Das System prüft automatisch, welche Mitarbeiter verfügbar und qualifiziert sind, und schlägt passende Besetzungen vor. Mitarbeiter werden per Push-Nachricht über neue Einsätze informiert und bestätigen direkt am Smartphone. Nach dem Einsatz erstellt SMS automatische Einsatzprotokolle mit Check-In/Out-Zeiten, GPS-Daten und eventuellen Vorkommnissen. Für wiederkehrende Aufträge (z.B. wöchentliche Objektbewachung) legen Sie Vorlagen an, die automatisch eingeplant werden.
- Einsatzplanung & Disposition
- Standort-Management
- Automatische Benachrichtigungen
- Einsatzprotokolle
Zeiterfassung
Präzise und manipulationssicher: Ihre Sicherheitsmitarbeiter checken per Smartphone am Einsatzort ein und aus. GPS-Koordinaten werden automatisch erfasst, sodass Sie und Ihre Kunden jederzeit nachweisen können, dass das Personal tatsächlich vor Ort war. Die Schichtplanung erfolgt per Drag & Drop – das System prüft automatisch Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitszeitgesetze. Überstunden, Nachtzuschläge und Feiertagszulagen werden korrekt berechnet und direkt ins Rechnungswesen übernommen. Tauschgesuche zwischen Mitarbeitern werden digital abgewickelt statt per WhatsApp-Chaos. Ergebnis: lückenlose Dokumentation, weniger Fehler und bis zu 80% schnellere Dienstplanung.
- GPS Check-In/Check-Out
- Schichtplanung & Dienstpläne
- Automatische Stundenberechnung
- Überstunden-Management
Rechnungswesen
Schluss mit manueller Rechnungserstellung aus Zeiterfassungsbögen. SMS berechnet die geleisteten Stunden pro Auftrag, Kunde und Abrechnungszeitraum automatisch. Per Knopfdruck werden Rechnungen generiert – inklusive Nachtzuschläge, Feiertagszulagen und Sonderpositionen. Lohnabrechnungen für Ihre Mitarbeiter basieren auf denselben Zeitdaten, sodass Einsatzstunden und Löhne immer konsistent sind. Das integrierte Mahnwesen erinnert bei überfälligen Rechnungen automatisch. Export im CSV- und PDF-Format für gängige Buchhaltungssysteme wie ABACUS, Bexio oder DATEV. Ein enormer Zeitgewinn für Ihre Buchhaltung – und weniger Fehler durch manuelle Übertragung.
- Automatische Rechnungserstellung
- Lohnabrechnungen
- Mahnwesen
- Export für Buchhaltung
Reporting & Analytics
Datenbasierte Entscheidungen für Ihr Sicherheitsunternehmen. Das SMS-Dashboard zeigt die wichtigsten KPIs auf einen Blick: Einsatzstunden, Personalauslastung, Umsatz pro Kunde und offene Rechnungen. Automatische Reports werden täglich, wöchentlich oder monatlich per E-Mail an die Geschäftsleitung gesendet. Trend-Analysen zeigen, welche Kunden wachsen, wo Überkapazitäten bestehen und welche Mitarbeiter die meisten Einsätze leisten. Alle Auswertungen lassen sich als PDF, Excel oder CSV exportieren – ideal für Kundenpräsentationen, Steuerberater oder interne Meetings. Filtern Sie nach Zeitraum, Kunde, Standort oder Mitarbeiter, um genau die Daten zu erhalten, die Sie brauchen.
- Dashboard mit KPIs
- Automatische Reports
- Export (PDF, Excel, CSV)
- Trend-Analysen
Noch mehr Funktionen
Fahrzeugverwaltung
Fuhrpark, Wartung, Tankkarten
Equipment-Verwaltung
Ausrüstung, Ausgabe, Rückgabe
Dokumentenverwaltung
Alle Dokumente zentral
Email-System
Integrierter E-Mail-Versand
Benachrichtigungen
Push, Email, SMS Alerts
Integrationen
API für Drittsysteme
Warum SMS?
100% Cloud-basiert
Keine Installation nötig. Zugriff von überall, jederzeit, auf jedem Gerät.
DSGVO-konform
Serverstandort Schweiz/Deutschland. Ihre Daten sind sicher und geschützt.
Mobile App
Vollwertige App für iOS und Android. Perfekt für den Außendienst.
Schneller Start
Sofort einsatzbereit. Keine wochenlange Implementierung nötig.
Einfache Bedienung
Intuitive Oberfläche. Minimaler Schulungsaufwand für Ihr Team.
Support inklusive
Persönlicher Support per Telefon, Email und WhatsApp. Wir sind für Sie da.
Individuelle Angebote
Jedes Sicherheitsunternehmen hat andere Anforderungen. Wir erstellen Ihnen ein massgeschneidertes Angebot, das exakt zu Ihrem Unternehmen passt.
PREIS AUF ANFRAGE
Massgeschneidert für Ihr Unternehmen
- Modulare Zusammenstellung
- Flexible Laufzeiten
- Persönliche Beratung
- Kostenlose Demo
- Support inklusive
So löst SMS Ihre Herausforderungen
Konkrete Szenarien aus dem Sicherheitsalltag
Schichtplanung mit 50+ Mitarbeitern
Manuelle Dienstplanung mit Excel kostet Stunden und führt zu Fehlern. SMS erstellt Schichtpläne per Drag & Drop, prüft Verfügbarkeiten und Qualifikationen automatisch und informiert Mitarbeiter sofort über Änderungen. Tauschgesuche werden im System verwaltet, nicht per WhatsApp-Chaos. Ergebnis: Planungszeit um 80% reduziert.
GPS-Nachweis für den Auftraggeber
Kunden verlangen Nachweise, dass Ihr Sicherheitspersonal tatsächlich vor Ort war. SMS erfasst GPS-Check-In und Check-Out automatisch per Smartphone. Die Protokolle werden als PDF-Report generiert und können automatisch per E-Mail an Ihre Kunden gesendet werden – lückenlos und ohne manuellen Aufwand.
Rechnungsstellung nach Einsatzstunden
Die manuelle Rechnungserstellung aus Zeiterfassungsbögen ist fehleranfällig und zeitraubend. SMS berechnet die geleisteten Stunden pro Auftrag und Kunde automatisch und erstellt die Rechnung per Knopfdruck. Überstunden, Nachtzuschläge und Feiertagszulagen werden korrekt berücksichtigt. Export für Ihre Buchhaltung inklusive.
Zertifikate laufen ab
Sicherheitsmitarbeiter benötigen gültige Zertifikate und Bewilligungen. Abgelaufene Dokumente bedeuten Risiken und Bussen. SMS warnt automatisch 30 Tage vor Ablauf und verhindert, dass Mitarbeiter mit ungültigen Qualifikationen eingeplant werden. Für jede Kontrolle sind Sie vorbereitet.
Häufig gestellte Fragen
Für welche Sicherheitsunternehmen eignet sich SMS?
+SMS ist konzipiert für Wachdienste, Sicherheitsunternehmen, Personenschutz, Event-Security und Facility-Management. Von 5 bis 500+ Mitarbeiter ist das System unbegrenzt skalierbar.
Wie funktioniert die GPS-Zeiterfassung?
+Mitarbeiter checken per Smartphone am Einsatzort ein und aus. GPS-Koordinaten werden automatisch erfasst und protokolliert. So weisen Sie Ihren Kunden lückenlos nach, dass Ihr Personal vor Ort war – mit Zeitstempel und Standortdaten.
Kann SMS automatisch Rechnungen erstellen?
+Ja, SMS berechnet die geleisteten Stunden pro Auftrag und Kunde automatisch und erstellt Rechnungen per Knopfdruck. Nachtzuschläge und Feiertagszulagen werden korrekt berücksichtigt. Export für gängige Buchhaltungssysteme ist über CSV und PDF möglich.
Ist eine kostenlose Demo verfügbar?
+Ja, Sie können SMS 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Keine Kreditkarte erforderlich. Besuchen Sie demo.sms-sicherheit.com oder kontaktieren Sie uns für einen persönlichen Walkthrough.
Kann ich SMS mit BMS und dem KI-Telefonagenten kombinieren?
+Ja, alle Xamu-Produkte sind aufeinander abgestimmt. Sicherheitsunternehmen, die auch Baustellen betreuen, profitieren von der Kombination SMS + BMS. Der KI-Telefonagent übernimmt zusätzlich Ihren Telefondienst rund um die Uhr.
Perfekt kombinierbar
Erweitern Sie Ihr Sicherheitsmanagement mit weiteren Lösungen von Xamu Systems
BMS Baustellenmanagement
Sicherheitsunternehmen auf Baustellen profitieren von der Kombination SMS + BMS. Während SMS Ihr Personal verwaltet, koordiniert BMS Logistik, Zugangskontrolle und Rundgänge auf der Baustelle.
IVS Immobilienverwaltung
Für Sicherheitsunternehmen, die Liegenschaften schützen: IVS verwaltet Objekte und Mieter Ihrer Kunden – ideal zur Integration mit Ihren SMS-Einsatzprotokollen.
KI-Telefon-Agent
Lassen Sie die KI Ihre Telefon-Hotline übernehmen: Der KI-Telefonagent nimmt Anrufe 24/7 entgegen, qualifiziert Anfragen und leitet dringende Einsätze an Ihre Disposition weiter.
Bereit für SMS?
Testen Sie SMS kostenlos und unverbindlich. Keine Kreditkarte erforderlich.