BMS HANDBUCH

Benutzerhandbuch BMS

Vollständige Anleitung für das Baustellen Management System – von der Anmeldung bis zur Administration. 14 Kapitel mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Version 2.1 | Letzte Aktualisierung: 25.09.2026 | 14 Kapitel

Das Baustellen Management System (BMS) ist eine webbasierte Cloud-Lösung für professionelles Sicherheits- und Logistik-Management. Dieses Kapitel führt Sie durch die ersten Schritte – von der Anmeldung bis zur Orientierung in der Benutzeroberfläche.

1.1 Anmeldung (Login)

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zu Ihrer BMS-Instanz (z.B. https://ihre-firma.xamu-systems.com).
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  3. Klicken Sie auf «Anmelden».
  4. Falls Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert ist, geben Sie den Code aus Ihrer Authenticator-App ein.
Tipp: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf «Passwort vergessen» auf der Login-Seite. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Zurücksetzungs-Link.

1.2 Benutzerrollen

BMS verfügt über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem mit folgenden Standard-Rollen:

Rolle Berechtigung Typischer Einsatz
Administrator Vollzugriff auf alle Module und Einstellungen IT-Leitung, Geschäftsführer
Manager Lesen, Schreiben und Genehmigen in zugewiesenen Modulen Bauleiter, Sicherheitsleiter
Mitarbeiter Lesen und Erstellen in zugewiesenen Modulen Sicherheitspersonal, Logistik
Betrachter Nur Lesen Externe Audits, Auftraggeber

1.3 Navigation & Benutzeroberfläche

Nach dem Login landen Sie auf dem Dashboard. Die Benutzeroberfläche ist wie folgt aufgebaut:

  • Seitenleiste (links): Hier finden Sie alle aktivierten Module als Navigationspunkte. Klicken Sie ein Modul an, um es zu öffnen.
  • Kopfleiste (oben): Zeigt den aktuellen Bereich, Suchfunktion, Benachrichtigungen und Ihr Profilmenü.
  • Hauptbereich (Mitte): Der Arbeitsbereich des aktuell geöffneten Moduls.
  • Profilmenü (oben rechts): Klicken Sie auf Ihren Namen für Profileinstellungen, Sprachauswahl und Abmelden.
Tipp: Die Seitenleiste lässt sich durch Klick auf das Hamburger-Menü (drei Striche) einklappen, um mehr Platz für den Arbeitsbereich zu schaffen. Auf mobilen Geräten ist die Seitenleiste standardmässig eingeklappt.

1.4 Erste Einrichtung

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firma und hinterlegen Sie Ihre Firmendaten (Name, Adresse, Logo).
  2. Gehen Sie zu Einstellungen > Module und aktivieren Sie die gewünschten Module.
  3. Erstellen Sie unter Einstellungen > Benutzer Konten für Ihre Teammitglieder und weisen Sie Rollen zu.
  4. Konfigurieren Sie bei Bedarf E-Mail-Vorlagen unter Email > Vorlagen.

Das Dashboard ist Ihre zentrale Schaltzentrale. Es bietet einen Überblick über alle aktiven Module und zeigt wichtige Kennzahlen in Echtzeit an.

2.1 Dashboard-Widgets

Das Dashboard besteht aus konfigurierbaren Widgets. Standardmässig werden folgende Widgets angezeigt:

  • Logistik-Übersicht: Heutige und kommende Buchungen im Logistik-Kalender.
  • Anwesenheit: Aktuelle Anzahl eingecheckter Personen auf dem Gelände.
  • Offene Vorfälle: Anzahl der ungelösten Vorfälle, gruppiert nach Priorität.
  • Schlüssel-Status: Übersicht über ausgegebene und überfällige Schlüssel.
  • Rundgang-Status: Status der heutigen Sicherheitsrundgänge.
  • Ablauf-Warnungen: Arbeitsbewilligungen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen.

2.2 Widgets anpassen

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts im Dashboard.
  2. Im Konfigurations-Dialog können Sie Widgets ein-/ausblenden und per Drag & Drop die Reihenfolge ändern.
  3. Klicken Sie auf «Speichern», um Ihre Anordnung zu sichern.

2.3 Modul-Schnellzugriff

Unterhalb der Widgets finden Sie Schnellzugriff-Kacheln für jedes aktive Modul. Ein Klick öffnet das jeweilige Modul direkt. Die Kacheln zeigen jeweils eine Kurzzusammenfassung (z.B. «3 offene Vorfälle» oder «12 Personen anwesend»).

Tipp: Sie können das Dashboard als Startseite nach dem Login festlegen oder alternativ direkt in ein bestimmtes Modul einsteigen. Diese Einstellung finden Sie unter Profil > Einstellungen > Startseite.

2.4 Aktivitätsprotokoll

Am unteren Rand des Dashboards befindet sich ein Live-Aktivitätsprotokoll. Es zeigt die letzten Aktionen aller Benutzer in Echtzeit an (z.B. «Max Mustermann hat einen Vorfall gemeldet», «Schlüssel K-005 ausgegeben an P. Müller»).

Der Logistik-Kalender ist das Herzstück der Baustellenplanung. Hier verwalten Sie Anlieferungen, Abholungen und Platzreservierungen für Ihre Baustelle.

3.1 Kalenderansichten

Der Kalender bietet zwei Hauptansichten:

  • Wochenansicht: Zeigt alle Buchungen einer Woche in einem Zeitraster (06:00–20:00 Uhr). Ideal für die Detailplanung.
  • Monatsansicht: Kompakte Übersicht über den gesamten Monat. Tage mit vielen Buchungen werden farblich hervorgehoben.

Wechseln Sie die Ansicht über die Schaltflächen oben rechts im Kalender. Mit den Pfeiltasten navigieren Sie vor und zurück.

3.2 Neue Buchung erstellen

  1. Klicken Sie auf «+ Neue Buchung» oder klicken Sie direkt in einen freien Zeitslot im Kalender.
  2. Fuellen Sie das Formular aus:
    • Titel: Kurzbeschreibung (z.B. «Betonlieferung Firma ABC»).
    • Datum & Uhrzeit: Start- und Endzeit der Buchung.
    • Platz/Bereich: Wählen Sie den reservierten Platz (z.B. «Zufahrt Nord», «Kranplatz 2»).
    • Firma/Kontakt: Name der liefernden Firma.
    • Notizen: Optionale Zusatzinformationen.
  3. Klicken Sie auf «Speichern».
Achtung: Wenn der gewählte Platz im gewünschten Zeitraum bereits belegt ist, zeigt das System eine Konfliktwarnung an. Sie können die Buchung trotzdem speichern (mit Bestätigung) oder einen anderen Zeitslot wählen.

3.3 Plätze verwalten

  1. Navigieren Sie zu Logistik-Kalender > Plätze.
  2. Klicken Sie auf «+ Neuer Platz».
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. «Zufahrt Sued»), optional eine Beschreibung und die Kapazität (Anzahl gleichzeitiger Buchungen).
  4. Speichern Sie den Platz.

3.4 Buchungsanfragen

Externe Firmen können über einen öffentlichen Link Buchungsanfragen stellen. Diese erscheinen mit dem Status «Angefragt» in Ihrem Kalender.

  1. Öffnen Sie die Buchungsanfrage durch Klick auf den orangefarbenen Eintrag im Kalender.
  2. Prüfen Sie die Details.
  3. Klicken Sie auf «Genehmigen» oder «Ablehnen».
  4. Der Anfragesteller wird automatisch per E-Mail über Ihre Entscheidung informiert.
Tipp: Den öffentlichen Anfrage-Link finden Sie unter Logistik-Kalender > Einstellungen > Externer Buchungslink. Diesen Link können Sie per E-Mail an Lieferanten versenden.

Die digitale Schlüsselverwaltung ersetzt das klassische Schlüsselbuch. Jede Ausgabe und Rückgabe wird lückenlos protokolliert – inklusive QR-Code-Unterstützung für schnelle Erfassung.

4.1 Schlüsselregister

Das Schlüsselregister zeigt alle erfassten Schlüssel mit ihrem aktuellen Status:

  • Verfügbar (grün): Der Schlüssel befindet sich im Depot.
  • Ausgegeben (gelb): Der Schlüssel ist an eine Person ausgegeben.
  • Überfällig (rot): Die geplante Rückgabezeit ist überschritten.

4.2 Neuen Schlüssel anlegen

  1. Klicken Sie auf «+ Neuer Schlüssel».
  2. Geben Sie die Schlüssel-ID ein (z.B. «K-001»).
  3. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z.B. «Haupteingang Gebäude A»).
  4. Optional: Legen Sie eine Kategorie fest (z.B. «Gebäude», «Schrank», «Fahrzeug»).
  5. Klicken Sie auf «Speichern». Das System generiert automatisch einen QR-Code für den Schlüssel.

4.3 Schlüssel ausgeben (Übergabe)

  1. Öffnen Sie den gewünschten Schlüssel aus der Liste oder scannen Sie den QR-Code des Schlüssels mit Ihrem Smartphone.
  2. Klicken Sie auf «Ausgeben».
  3. Wählen Sie die Person aus der Mitarbeiterliste oder geben Sie den Namen manuell ein.
  4. Legen Sie das geplante Rückgabedatum fest.
  5. Optional: Fügen Sie einen Kommentar hinzu.
  6. Bestätigen Sie die Ausgabe mit «Übergabe bestätigen».

4.4 Schlüssel zurückgeben (Rückgabe)

  1. Öffnen Sie den ausgegebenen Schlüssel oder scannen Sie dessen QR-Code.
  2. Klicken Sie auf «Rückgabe».
  3. Prüfen Sie den Zustand des Schlüssels und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu.
  4. Bestätigen Sie mit «Rückgabe bestätigen».

4.5 Überfällige Schlüssel

Wenn das Rückgabedatum überschritten wird, markiert das System den Schlüssel automatisch als «überfällig» (rot). Zusätzlich wird eine automatische E-Mail-Erinnerung an die verantwortliche Person gesendet.

  1. Nutzen Sie den Filter «Überfällig» in der Schlüsselliste, um alle überfälligen Schlüssel auf einen Blick zu sehen.
  2. Klicken Sie auf einen Eintrag, um die Kontaktdaten der Person einzusehen und sie direkt zu kontaktieren.

4.6 QR-Codes drucken

  1. Markieren Sie einen oder mehrere Schlüssel in der Liste (Checkbox).
  2. Klicken Sie auf «QR-Codes drucken».
  3. Es wird ein PDF mit den QR-Codes generiert, das Sie ausdrucken und an den Schlüsseln befestigen können.
Tipp: Nutzen Sie wasserfeste Etiketten für QR-Codes auf Baustellen. Die QR-Codes enthalten eine eindeutige ID und funktionieren auch bei teilweiser Beschädigung.

Die Zugangskontrolle erfasst alle Personen, die das Gelände betreten und verlassen. Mit dem integrierten QR-Scanner lässt sich der Check-in/Check-out in Sekundenschnelle durchführen.

5.1 Check-in durchführen

  1. Öffnen Sie das Modul «Zugangskontrolle».
  2. Klicken Sie auf «Check-in».
  3. Option A – QR-Scan: Scannen Sie den QR-Code des Besucher-Ausweises oder Mitarbeiter-Badges. Die Daten werden automatisch übernommen.
  4. Option B – Manuell: Geben Sie Name, Firma und Zweck des Besuchs manuell ein.
  5. Bestätigen Sie den Check-in.

5.2 Check-out durchführen

  1. Klicken Sie auf «Check-out» oder scannen Sie erneut den QR-Code der Person.
  2. Das System erkennt automatisch, dass die Person bereits eingecheckt ist, und führt den Check-out durch.
  3. Die Aufenthaltsdauer wird automatisch berechnet und protokolliert.

5.3 Anwesenheitsliste

Die Anwesenheitsliste zeigt alle aktuell auf dem Gelände befindlichen Personen in Echtzeit. Diese Liste ist besonders wichtig für Notfälle und Evakuierungen.

  • Öffnen Sie Zugangskontrolle > Anwesenheitsliste.
  • Filtern Sie nach Firma, Bereich oder Personentyp (Mitarbeiter, Besucher, Lieferant).
  • Nutzen Sie die Export-Funktion (CSV), um die aktuelle Liste für Sicherheitsaudits zu exportieren.
Wichtig: Im Notfall (z.B. Evakuierung) zeigt die Anwesenheitsliste alle Personen auf dem Gelände. Stellen Sie sicher, dass jede Person beim Betreten eingecheckt wird. Personen, die sich nicht auschecken, werden nach 12 Stunden automatisch als «offener Check-in» markiert.

5.4 Zugangshistorie

  1. Navigieren Sie zu Zugangskontrolle > Historie.
  2. Nutzen Sie die Filter (Datum, Name, Firma), um spezifische Einträge zu finden.
  3. Jeder Eintrag zeigt: Name, Firma, Check-in-Zeit, Check-out-Zeit, Gesamtdauer.
  4. Exportieren Sie die Historie als CSV für externe Auswertungen.

5.5 QR-Scanner-Modus

Für Eingangsbereiche mit hohem Durchsatz können Sie den QR-Scanner im Vollbildmodus nutzen:

  1. Klicken Sie auf «Scanner-Modus».
  2. Die Kamera Ihres Geräts wird aktiviert und zeigt ein Scan-Fenster an.
  3. Halten Sie den QR-Code vor die Kamera. Bei erfolgreichem Scan erscheint eine grüne Bestätigung mit dem Namen der Person.
  4. Der Modus bleibt aktiv, sodass mehrere Personen hintereinander gescannt werden können.

Digitalisieren Sie Ihre Sicherheitsrundgänge mit Checkpoints und QR-Codes. Das System dokumentiert jeden Rundgang mit Zeitstempeln und optionalen Foto-Belegen.

6.1 Checkpoints anlegen

  1. Navigieren Sie zu Sicherheitsrundgänge > Checkpoints.
  2. Klicken Sie auf «+ Neuer Checkpoint».
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. «Tiefgarage Einfahrt») und eine Beschreibung.
  4. Optional: Ordnen Sie den Checkpoint einer Route zu und definieren Sie die Reihenfolge.
  5. Klicken Sie auf «Speichern». Ein QR-Code wird automatisch generiert.

6.2 QR-Codes anbringen

  1. Drucken Sie die QR-Codes über Checkpoints > QR-Codes drucken.
  2. Bringen Sie die QR-Codes an den entsprechenden physischen Standorten an (z.B. Tür, Wand, Schrank).
  3. Verwenden Sie wetterfeste Aufkleber für Aussenbereiche.
Tipp: Nummerieren Sie die Checkpoints in der Reihenfolge des Rundgangs (z.B. CP-01, CP-02, CP-03). So wissen Ihre Sicherheitskräfte genau, welche Route sie ablaufen müssen.

6.3 Rundgang starten

  1. Öffnen Sie Sicherheitsrundgänge > Neuer Rundgang oder klicken Sie auf «Rundgang starten» im Dashboard.
  2. Wählen Sie die Route (falls mehrere Routen definiert sind).
  3. Klicken Sie auf «Starten». Der Timer beginnt.

6.4 Checkpoints scannen

  1. Gehen Sie zum ersten Checkpoint und scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Smartphone.
  2. Das System registriert automatisch den Zeitstempel und markiert den Checkpoint als «erledigt».
  3. Optional: Fügen Sie ein Foto oder eine Notiz hinzu (z.B. «Fenster offen», «Licht defekt»).
  4. Fahren Sie mit dem nächsten Checkpoint fort.

6.5 Rundgang abschliessen

  1. Nachdem alle Checkpoints gescannt wurden, klicken Sie auf «Rundgang abschliessen».
  2. Fügen Sie eine optionale Abschlussbemerkung hinzu.
  3. Das System berechnet automatisch die Gesamtdauer und erstellt einen Bericht.
Achtung: Wenn nicht alle Checkpoints gescannt wurden, wird der Rundgang als «unvollständig» markiert. Der Administrator wird automatisch benachrichtigt.

6.6 Rundgang-Historie

Unter Sicherheitsrundgänge > Historie finden Sie alle vergangenen Rundgänge mit sämtlichen Details: Datum, Sicherheitskraft, Route, gescannte Checkpoints, Fotos, Notizen und Gesamtdauer. Nutzen Sie die Filter, um bestimmte Zeiträume oder Personen auszuwerten.

Das Incident-Management-Modul ermöglicht die schnelle Erfassung, Nachverfolgung und Lösung von Vorfällen und Mängeln auf der Baustelle.

7.1 Vorfall melden

  1. Klicken Sie auf «+ Neuer Vorfall» oder nutzen Sie den Schnellzugriff im Dashboard.
  2. Fuellen Sie das Formular aus:
    • Titel: Kurze, aussagekräftige Beschreibung (z.B. «Wasserrohrbruch Untergeschoss»).
    • Kategorie: Wählen Sie aus: Sicherheit, Mangel, Diebstahl, Unfall, Sonstiges.
    • Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch oder Kritisch.
    • Beschreibung: Detaillierte Schilderung des Vorfalls.
    • Standort: Wo genau auf der Baustelle.
    • Fotos: Laden Sie bis zu 10 Fotos direkt vom Smartphone hoch.
  3. Klicken Sie auf «Melden».

7.2 Status-Workflow

Jeder Vorfall durchläuft einen definierten Workflow:

Status Bedeutung Nächster Schritt
Neu Vorfall wurde soeben gemeldet Wird von einem Manager gesichtet und zugewiesen
In Bearbeitung Einer Person zugewiesen, Lösung in Arbeit Bearbeiter markiert als «Gelöst»
Gelöst Massnahme wurde umgesetzt Manager prüft und schliesst den Vorfall
Geschlossen Vorfall ist abgeschlossen und archiviert –

7.3 Vorfall bearbeiten

  1. Öffnen Sie den Vorfall aus der Liste.
  2. Klicken Sie auf «Bearbeiten», um den Status zu ändern oder den Vorfall einer Person zuzuweisen.
  3. Fügen Sie im Kommentar-Bereich Fortschrittsaktualisierungen hinzu.
  4. Laden Sie bei Bedarf weitere Fotos hoch (z.B. Foto der Reparatur).
  5. Ändern Sie den Status auf «In Bearbeitung», «Gelöst» oder «Geschlossen».

7.4 Prioritäten & Eskalation

  • Niedrig: Keine sofortige Massnahme nötig (z.B. kosmetischer Mangel).
  • Mittel: Sollte innerhalb von 48 Stunden bearbeitet werden.
  • Hoch: Erfordert zeitnahe Bearbeitung (innerhalb von 24 Stunden).
  • Kritisch: Sofortige Massnahme erforderlich. Automatische Benachrichtigung an alle Manager und Administratoren.
Wichtig: Vorfälle mit Priorität «Kritisch» lösen sofort Push-Benachrichtigungen und E-Mails an alle verantwortlichen Personen aus. Stellen Sie sicher, dass die Eskalations-E-Mail-Adressen korrekt konfiguriert sind (unter Einstellungen > Benachrichtigungen).

7.5 Fotos & Dokumentation

Fotos sind ein zentraler Bestandteil der Vorfalls-Dokumentation. Sie können bei der Erstmeldung sowie bei jedem Statuswechsel neue Fotos hinzufügen. Alle Fotos werden mit Zeitstempel versehen und sind Teil des Vorfalls-Berichts.

Das Personalverwaltungs-Modul dient der zentralen Erfassung und Verwaltung aller Mitarbeiter, Abteilungen und Zeiterfassung.

8.1 Mitarbeiter anlegen

  1. Navigieren Sie zu Personalverwaltung > Mitarbeiter.
  2. Klicken Sie auf «+ Neuer Mitarbeiter».
  3. Fuellen Sie die Stammdaten aus:
    • Vorname, Nachname
    • E-Mail-Adresse, Telefonnummer
    • Abteilung (aus Dropdown wählen oder neu erstellen)
    • Position / Jobtitel
    • Eintrittsdatum
  4. Optional: Laden Sie ein Profilfoto hoch.
  5. Klicken Sie auf «Speichern». Ein QR-Code für den Mitarbeiter wird automatisch erzeugt.

8.2 Abteilungen verwalten

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung > Abteilungen.
  2. Erstellen Sie Abteilungen (z.B. «Sicherheit», «Logistik», «Bauleitung»).
  3. Weisen Sie Mitarbeiter den Abteilungen zu.
  4. Jede Abteilung kann einen Abteilungsleiter haben, der erweiterte Berechtigungen erhält.

8.3 Zeiterfassung

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten per QR-Code oder manuell erfassen:

  1. QR-Code Check-in: Mitarbeiter scannt seinen persönlichen QR-Code an der Zeiterfassungs-Station. Start- und Endzeit werden automatisch protokolliert.
  2. Manuelle Erfassung: Unter Zeiterfassung > Eintrag hinzufügen können Arbeitszeiten nachträglich erfasst werden (mit Begründung).

8.4 Zeiterfassungs-Übersicht

  • Tages-, Wochen- und Monatsübersicht pro Mitarbeiter.
  • Automatische Berechnung von Soll- und Ist-Stunden.
  • Überstunden werden farblich hervorgehoben.
  • Export als CSV für die Lohnabrechnung.

8.5 QR-Codes für Mitarbeiter

  1. Jeder Mitarbeiter erhält automatisch einen QR-Code bei der Erstellung.
  2. Drucken Sie den QR-Code unter Mitarbeiter > Details > QR-Code drucken.
  3. Der QR-Code kann auf Mitarbeiterausweise gedruckt oder als Badge laminiert werden.
  4. Der QR-Code wird für Zugangskontrolle, Zeiterfassung und Schlüsselausgabe verwendet.
Tipp: Nutzen Sie den Batch-Druck unter Personalverwaltung > QR-Codes drucken, um alle Mitarbeiter-QR-Codes auf einmal als PDF zu generieren.

Dieses spezialisierte Modul verwaltet ausländische Bauarbeiter mit besonderem Fokus auf Arbeitsbewilligungen und Compliance. Es wurde speziell für die Schweizer Anforderungen an Grenzgänger und Kurzaufenthalter entwickelt.

9.1 Bauarbeiter erfassen

  1. Navigieren Sie zu Bauarbeiter-Verwaltung > Bauarbeiter.
  2. Klicken Sie auf «+ Neuer Bauarbeiter».
  3. Erfassen Sie die Pflichtfelder:
    • Vorname, Nachname
    • Nationalität
    • Firma / Arbeitgeber
    • Bewilligungstyp (B, C oder L)
    • Bewilligungsnummer
    • Ablaufdatum der Bewilligung
  4. Optional: Laden Sie ein Foto der Bewilligung / des Ausweises hoch.
  5. Speichern Sie den Eintrag.

9.2 Bewilligungstypen

Typ Bezeichnung Beschreibung
Ausweis B Aufenthaltsbewilligung Für Personen mit festem Arbeitsvertrag in der Schweiz. Gültig für 5 Jahre, erneuerbar.
Ausweis C Niederlassungsbewilligung Unbefristete Aufenthaltsbewilligung nach 5–10 Jahren Aufenthalt. Muss alle 5 Jahre bestätigt werden.
Ausweis L Kurzaufenthaltsbewilligung Für befristete Arbeitseinsätze (bis 1 Jahr). Besonders relevant für Baustellenpersonal.

9.3 Ablaufwarnungen (30-Tage-Regel)

Das System überwacht automatisch die Ablaufdaten aller Arbeitsbewilligungen und warnt Sie frühzeitig:

  • 30 Tage vor Ablauf: Gelbe Warnung im Dashboard und E-Mail an den verantwortlichen Manager.
  • 14 Tage vor Ablauf: Orange Warnung, zweite E-Mail-Erinnerung.
  • 7 Tage vor Ablauf: Rote Warnung, E-Mail an Administrator.
  • Abgelaufen: Der Eintrag wird rot markiert. Der Bauarbeiter wird als «nicht autorisiert» geflaggt.
Rechtlicher Hinweis: Die Beschäftigung von Personen ohne gültige Arbeitsbewilligung ist in der Schweiz strafbar (Art. 117 AIG). Stellen Sie sicher, dass abgelaufene Bewilligungen umgehend erneuert werden oder der Einsatz beendet wird.

9.4 Filterfunktionen

  • Filtern Sie nach Bewilligungstyp (B, C, L).
  • Filtern Sie nach Status (gültig, läuft bald ab, abgelaufen).
  • Filtern Sie nach Nationalität oder Firma.
  • Sortieren Sie nach Ablaufdatum, um die dringendsten Fälle zuerst zu sehen.

Das Email-Modul steuert alle ausgehenden Benachrichtigungen des Systems – von automatischen Warnungen bis zu manuellen Nachrichten.

10.1 Email-Vorlagen

BMS wird mit vorkonfigurierten Email-Vorlagen ausgeliefert, die Sie anpassen können:

  1. Navigieren Sie zu Email > Vorlagen.
  2. Wählen Sie eine Vorlage zum Bearbeiten (z.B. «Schlüssel-Erinnerung», «Vorfall-Meldung», «Bewilligung läuft ab»).
  3. Bearbeiten Sie Betreff und Inhalt.
  4. Verwenden Sie Platzhalter (siehe 10.2) für dynamische Inhalte.
  5. Speichern Sie die Vorlage.

10.2 Platzhalter

Platzhalter werden beim Versand automatisch durch die tatsächlichen Daten ersetzt:

Platzhalter Wird ersetzt durch
{{name}} Vollständiger Name des Empfängers
{{firma}} Firmenname
{{datum}} Aktuelles Datum
{{schlüssel_id}} ID des betroffenen Schlüssels
{{vorfall_titel}} Titel des Vorfalls
{{ablaufdatum}} Ablaufdatum der Bewilligung
{{link}} Direkter Link zum betroffenen Element

10.3 Automatische Benachrichtigungen

Folgende Benachrichtigungen werden automatisch ausgelöst:

  • Schlüssel überfällig: Email an die Person und den Manager.
  • Vorfall gemeldet (Kritisch): Sofort-Email an alle Manager.
  • Vorfall-Status geändert: Email an den Melder und die zuständige Person.
  • Bewilligung läuft ab: Email 30, 14 und 7 Tage vor Ablauf.
  • Rundgang unvollständig: Email an den Administrator.
  • Buchungsanfrage: Email an den Logistik-Manager.

10.4 Benachrichtigungseinstellungen

  1. Unter Email > Einstellungen können Sie für jede Benachrichtigung festlegen:
    • Ob sie aktiv oder deaktiviert ist.
    • Welche Empfänger die Nachricht erhalten sollen.
    • Welche Vorlage verwendet wird.

10.5 Email-Protokoll

Unter Email > Protokoll finden Sie eine chronologische Liste aller versendeten Emails mit Status (zugestellt, fehlgeschlagen), Empfänger und Zeitstempel. Fehlgeschlagene Zustellungen werden rot markiert – klicken Sie darauf, um den Fehler zu sehen und den Versand erneut auszulösen.

Tipp: Prüfen Sie das Email-Protokoll regelmässig auf fehlgeschlagene Zustellungen. Häufige Ursachen sind ungültige E-Mail-Adressen oder volle Postfächer der Empfänger.

Das Reporting-Modul generiert modulübergreifende Berichte und ermöglicht den Export von Daten im CSV-Format für externe Auswertungen.

11.1 Verfügbare Berichte

Standardmässig stehen folgende Berichtstypen zur Verfügung:

  • Vorfalls-Bericht: Alle Vorfälle eines Zeitraums, gruppiert nach Kategorie und Priorität.
  • Rundgang-Bericht: Übersicht aller Rundgänge mit Vollständigkeitsquote.
  • Zugangs-Bericht: Besucherstatistiken, Spitzenzeiten und Gesamtanwesenheiten.
  • Schlüssel-Bericht: Ausgabe-/Rückgabe-Statistiken und überfällige Schlüssel.
  • Personal-Bericht: Arbeitsstunden, Überstunden und Anwesenheitsraten.
  • Bauarbeiter-Bericht: Bewilligungsstatus und ablaufende Bewilligungen.
  • Logistik-Bericht: Buchungsauslastung pro Platz und Zeitraum.

11.2 Bericht erstellen

  1. Navigieren Sie zu Reporting > Neuer Bericht.
  2. Wählen Sie den Berichtstyp.
  3. Definieren Sie den Zeitraum (z.B. letzte Woche, letzter Monat, benutzerdefiniert).
  4. Optional: Setzen Sie Filter (z.B. nur Vorfälle mit Priorität «Hoch» oder «Kritisch»).
  5. Klicken Sie auf «Bericht generieren».
  6. Der Bericht wird im Browser angezeigt und kann als CSV oder PDF exportiert werden.

11.3 CSV-Export

  1. Generieren Sie einen Bericht wie oben beschrieben.
  2. Klicken Sie auf «CSV exportieren».
  3. Die Datei wird heruntergeladen und kann in Excel, Google Sheets oder anderen Programmen geöffnet werden.
Tipp: Neben den zentralen Berichten bietet jedes Modul auch eine eigene Export-Funktion. Nutzen Sie z.B. in der Zugangskontrolle den Button «CSV exportieren», um nur die Zugangsdaten zu exportieren.

11.4 Automatische Reports

Sie können automatische Reports einrichten, die per Email versendet werden:

  1. Gehen Sie zu Reporting > Automatische Reports.
  2. Klicken Sie auf «+ Neuer automatischer Report».
  3. Wählen Sie den Berichtstyp und den Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich).
  4. Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adressen an.
  5. Speichern Sie den automatischen Report. Er wird zum nächsten geplanten Termin versendet.

Mit dem FormBuilder erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare, um zusätzliche Daten in verschiedenen Modulen zu erfassen. Ohne Programmierkenntnisse können Sie Felder per Drag & Drop zusammenstellen.

12.1 Neues Formular erstellen

  1. Navigieren Sie zu FormBuilder.
  2. Klicken Sie auf «+ Neues Formular».
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. «Erweiterte Besucherdaten») und eine optionale Beschreibung.
  4. Wählen Sie das Zielmodul (z.B. Zugangskontrolle, Vorfälle, Bauarbeiter).

12.2 Felder hinzufügen (Drag & Drop)

Auf der linken Seite finden Sie die verfügbaren Feldtypen. Ziehen Sie ein Feld per Drag & Drop in den Formular-Bereich auf der rechten Seite.

Feldtyp Beschreibung Beispiel
Text Einzeiliges Textfeld Firmenname, Bestellnummer
Email E-Mail-Adresse mit Validierung Kontakt-E-Mail
Telefon Telefonnummer mit Formatierung Notfallnummer
Zahl Numerisches Feld (mit Min/Max) Anzahl Personen, Gewicht
Datum Datumsauswahl mit Kalender Lieferdatum
Uhrzeit Zeitauswahl Geplante Ankunftszeit
Textbereich Mehrzeiliges Textfeld Bemerkungen, Beschreibung
Auswahl (Select) Dropdown-Menü mit definierten Optionen Abteilung, Fahrzeugtyp
Checkbox Ja/Nein-Feld Sicherheitsunterweisung erhalten

12.3 Feld konfigurieren

  1. Klicken Sie auf ein Feld im Formular-Bereich, um es zu konfigurieren.
  2. Stellen Sie folgende Optionen ein:
    • Bezeichnung: Der angezeigte Feldname.
    • Pflichtfeld: Ja/Nein – ob das Feld ausgefuellt werden muss.
    • Platzhalter: Hilfstext im leeren Feld.
    • Standardwert: Vorausgefuellter Wert.
    • Validierung: Min/Max-Werte, Muster (Regex) für fortgeschrittene Regeln.
  3. Ändern Sie die Reihenfolge der Felder per Drag & Drop.

12.4 Formular veröffentlichen

  1. Klicken Sie auf «Vorschau», um das Formular vor der Veröffentlichung zu testen.
  2. Wenn alles stimmt, klicken Sie auf «Veröffentlichen».
  3. Das Formular erscheint ab sofort als zusätzlicher Abschnitt im gewählten Zielmodul.
Tipp: Sie können Formulare jederzeit bearbeiten, auch nachdem sie veröffentlicht wurden. Bereits erfasste Daten bleiben erhalten. Gelöschte Felder werden nur aus der Ansicht entfernt – die Daten verbleiben in der Datenbank und können exportiert werden.

Das Security Control Center (SCC) ist die zentrale Echtzeit-Überwachung für Ihre Baustelle. Alle sicherheitsrelevanten Informationen laufen hier zusammen.

13.1 Echtzeit-Monitoring

Das SCC zeigt in Echtzeit alle sicherheitsrelevanten Ereignisse auf einem einzigen Bildschirm an. Das Dashboard aktualisiert sich automatisch alle 10 Sekunden.

  • Live-Ticker: Chronologische Auflistung aller Ereignisse (Check-ins, Rundgang-Scans, Vorfälle).
  • Statistik-Kacheln: Aktuelle Zahlen zu Anwesenden, offenen Vorfällen, laufenden Rundgängen.
  • Warn-Indikatoren: Rote Markierungen bei kritischen Vorfällen oder überfälligen Aktionen.

13.2 Aktive Besucher-Übersicht

Im SCC sehen Sie eine Live-Liste aller aktuell auf dem Gelände befindlichen Personen:

  • Name und Firma
  • Check-in-Zeitpunkt
  • Aufenthaltsdauer (laufend)
  • Bereich/Zone (falls zugewiesen)

13.3 Rundgang-Überwachung

Wenn ein Sicherheitsrundgang läuft, zeigt das SCC den Fortschritt in Echtzeit:

  • Name der Sicherheitskraft
  • Startzeit des Rundgangs
  • Anzahl gescannter Checkpoints / Gesamtzahl
  • Fortschrittsbalken
  • Letzter gescannter Checkpoint mit Zeitstempel

13.4 Vorfalls-Übersicht

Alle offenen Vorfälle werden im SCC mit ihrer Priorität und ihrem aktuellen Status angezeigt. Kritische Vorfälle erscheinen zuoberst und sind rot markiert.

13.5 Monitor-Modus

Der Monitor-Modus ist für grosse Bildschirme in Sicherheitszentralen optimiert:

  1. Klicken Sie auf «Monitor-Modus» oben rechts im SCC.
  2. Die Ansicht wechselt in den Vollbildmodus mit vergrösserter Darstellung.
  3. Die Navigation wird ausgeblendet – nur die sicherheitsrelevanten Informationen werden angezeigt.
  4. Die Seite rotiert automatisch zwischen verschiedenen Ansichten (Anwesenheit, Rundgänge, Vorfälle) – das Intervall können Sie unter SCC > Einstellungen festlegen.
  5. Drücken Sie ESC oder klicken Sie auf das X-Symbol, um den Monitor-Modus zu verlassen.
Tipp: Verbinden Sie einen grossen Monitor oder TV mit einem dedizierten PC/Tablet und starten Sie den Monitor-Modus. So hat Ihr Sicherheitsteam jederzeit den vollen Überblick, ohne aktiv am Computer arbeiten zu müssen.

Im Einstellungsbereich konfigurieren Sie Ihr BMS-System. Dieser Bereich ist nur für Benutzer mit der Rolle «Administrator» zugänglich.

14.1 Firmeninformationen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firma.
  2. Hinterlegen Sie:
    • Firmenname: Wird in Berichten und E-Mails angezeigt.
    • Adresse: Firmensitz.
    • Logo: Wird im Header und auf Berichten angezeigt. Empfohlene Grösse: 200x60 px, PNG oder SVG.
    • Kontaktdaten: Telefon, E-Mail.
  3. Speichern Sie die Änderungen.

14.2 Benutzerverwaltung

  1. Unter Einstellungen > Benutzer sehen Sie alle registrierten Benutzer.
  2. Neuen Benutzer anlegen:
    1. Klicken Sie auf «+ Neuer Benutzer».
    2. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein.
    3. Legen Sie ein initiales Passwort fest oder wählen Sie «Einladungs-E-Mail senden» – der Benutzer setzt dann sein eigenes Passwort.
    4. Weisen Sie Module zu, auf die der Benutzer Zugriff erhalten soll.
  3. Benutzer bearbeiten: Klicken Sie auf einen Benutzer, um Rolle, Modulzugriff oder Passwort zu ändern.
  4. Benutzer deaktivieren: Deaktivierte Benutzer können sich nicht mehr anmelden, ihre Daten bleiben aber erhalten.
Sicherheitshinweis: Vergeben Sie die Administrator-Rolle nur an vertrauenswürdige Personen. Administratoren haben Zugriff auf alle Daten, Einstellungen und können andere Benutzer verwalten. Nutzen Sie das Prinzip der minimalen Berechtigung (Least Privilege).

14.3 Modulaktivierung

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Module.
  2. Sie sehen eine Liste aller verfügbaren Module mit einem Ein/Aus-Schalter.
  3. Aktivieren Sie die Module, die Sie nutzen möchten.
  4. Deaktivierte Module werden aus der Navigation ausgeblendet. Bestehende Daten bleiben erhalten.
Tipp: Die verfügbaren Module hängen von Ihrem Vertrag ab. Das Startmodul (Logistik, Schlüsselverwaltung, Rundgänge, Mängel) gibt es im Monatsabo (Preis auf Anfrage), weitere Module gibt es auf Anfrage. Möchten Sie weitere Module freischalten, wenden Sie sich über das Kontaktformular an uns – Sie erhalten innerhalb eines Arbeitstags eine Antwort.

14.4 Backup & Datensicherung

BMS erstellt automatisch tägliche Backups Ihrer Daten. Zusätzlich können Sie manuelle Backups erstellen:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Backup.
  2. Sie sehen eine Liste der letzten automatischen Backups mit Datum und Grösse.
  3. Klicken Sie auf «Manuelles Backup erstellen», um sofort ein Backup zu erzeugen.
  4. Klicken Sie auf «Herunterladen», um ein Backup lokal zu speichern.

14.5 Weitere Einstellungen

  • Sprache: Systemsprache ändern (Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch).
  • Zeitzone: Standardmässig «Europe/Zurich».
  • Datumsformat: DD.MM.YYYY oder andere Formate.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Für alle Benutzer verpflichtend machen oder optional lassen.
  • Sitzungsdauer: Wie lange ein Benutzer eingeloggt bleibt (Standard: 8 Stunden).
  • API-Schlüssel: Für externe Integrationen (als Zusatzmodul auf Anfrage).

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Sehen Sie sich das Baustellen Management System in der Demo an – oder lassen Sie sich persönlich beraten. Preise für Startmodul und weitere Module nennen wir Ihnen auf Anfrage. Wir antworten innerhalb eines Arbeitstags.

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