Benutzerhandbuch
Security Management System
Vollständige Anleitung für alle Module und Funktionen des SMS. Von der ersten Anmeldung bis zur fortgeschrittenen Nutzung.
Einführung & Erste Schritte
▼Systemüberblick
Das Security Management System (SMS) ist eine cloudbasierte Komplettlösung für Sicherheitsunternehmen. Es vereint Mitarbeiterverwaltung, Kundendatenbank, Auftragsplanung, Schichtplanung, GPS-Zeiterfassung, Rechnungswesen und vieles mehr in einer einzigen Anwendung. Das SMS ist über jeden modernen Webbrowser erreichbar und erfordert keine lokale Installation.
Anmeldung am System
- Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zu Ihrer SMS-Domain (z.B.
firma.sms-sicherheit.com). - Geben Sie auf der Login-Seite Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
- Klicken Sie auf
Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. - Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie direkt zum Dashboard mit einer Übersicht Ihrer wichtigsten Kennzahlen.
Benutzerrollen
Das SMS verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Jeder Benutzer erhält eine Rolle, die bestimmt, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind:
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
Administrator |
Vollzugriff auf alle Module, Benutzerverwaltung, Systemeinstellungen |
Manager |
Zugriff auf Mitarbeiter, Kunden, Aufträge, Schichten, Rechnungen, Berichte |
Disponent |
Schichtplanung, Auftragsverwaltung, Mitarbeiterübersicht |
Buchhalter |
Rechnungswesen, Lohnabrechnungen, Finanzberichte |
Mitarbeiter |
Eigenes Profil, eigene Schichten, GPS-Check-In/Out, eigene Dokumente |
Navigation im System
Die Hauptnavigation befindet sich auf der linken Seite als vertikales Menü. Jedes Modul ist durch ein Symbol und einen Namen gekennzeichnet. Klicken Sie auf einen Menüpunkt, um das jeweilige Modul zu öffnen. Am oberen Rand finden Sie die Suchleiste, Benachrichtigungen und Ihr Benutzerprofil.
- Verwenden Sie das Seitenmenül links, um zwischen den Modulen zu wechseln (Dashboard, Mitarbeiter, Kunden usw.).
- Die Suchleiste oben ermöglicht eine systemweite Suche nach Mitarbeitern, Kunden, Aufträgen oder Dokumenten.
- Das Glockensymbol zeigt Ihnen aktuelle Benachrichtigungen an (z.B. ablaufende Zertifikate, neue Aufträge).
- Über Ihr Profilbild oben rechts gelangen Sie zu den Profileinstellungen und zur Abmeldung.
Dashboard
▼Übersicht der Kennzahlen (KPIs)
Das Dashboard ist die Startseite nach der Anmeldung. Es bietet Ihnen einen sofortigen Überblick über die wichtigsten Geschäftskennzahlen Ihres Sicherheitsunternehmens.
Folgende KPI-Karten werden prominent angezeigt:
- Mitarbeiter gesamt – Aktuelle Anzahl aktiver Mitarbeiter in Ihrem System
- Kunden gesamt – Anzahl Ihrer aktiven Kunden
- Aktive Aufträge – Laufende Aufträge im Status "Aktiv"
- Schichten heute – Anzahl der für heute geplanten Schichten
- Umsatz (Monat) – Gesamtumsatz des aktuellen Monats basierend auf Rechnungen
- Offene Rechnungen – Summe und Anzahl noch nicht bezahlter Rechnungen
Diagramme und Auswertungen
Unterhalb der KPI-Karten finden Sie interaktive Diagramme:
- Umsatzentwicklung – Betrachten Sie den Umsatzverlauf der letzten 12 Monate als Liniendiagramm. Bewegen Sie die Maus über einen Datenpunkt, um den genauen Monatswert zu sehen.
- Schichtübersicht – Ein Balkendiagramm zeigt die Anzahl der Schichten pro Woche, aufgeteilt nach Status (geplant, bestätigt, abgeschlossen).
- Auftragsverteilung – Ein Kreisdiagramm visualisiert die Verteilung der Auftragstypen (Objektschutz, Veranstaltung, Werkschutz usw.).
- Mitarbeiterauslastung – Sehen Sie, wie stark Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind, und identifizieren Sie freie Kapazitäten.
Schnellaktionen
Das Dashboard bietet zudem Schnellaktionen für häufige Aufgaben: Neuen Mitarbeiter anlegen, neue Schicht erstellen, Rechnung erstellen. Diese Buttons befinden sich im oberen Bereich und sparen Ihnen Navigationswege.
Mitarbeiterverwaltung
▼Mitarbeiterübersicht
Im Modul Mitarbeiter finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter mit Suchfunktion,
Filteroptionen und Sortiermöglichkeiten. Jeder Mitarbeiter erhält automatisch eine eindeutige Mitarbeiternummer
(z.B. MA-0001), die systemweit als Referenz dient.
Neuen Mitarbeiter anlegen
- Klicken Sie auf
+ Neuer Mitarbeiteroben rechts in der Mitarbeiterübersicht. - Fuellen Sie die Stammdaten aus: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- Vergeben Sie eine Position (z.B. Sicherheitsmitarbeiter, Objektleiter, Einsatzleiter) und weisen Sie den Mitarbeiter ggf. einem Team zu.
- Hinterlegen Sie den Stundenlohn oder das Monatsgehalt im Reiter
Vergütung. - Klicken Sie auf
Speichern. Die Mitarbeiternummer wird automatisch vergeben.
Qualifikationen und Zertifikate
Im Reiter Qualifikationen des Mitarbeiterprofils können Sie alle relevanten Nachweise verwalten:
- Klicken Sie auf
+ Qualifikation hinzufügenund wählen Sie den Typ (z.B. Sachkundeprüfung §34a, Erste-Hilfe-Kurs, Waffensachkunde). - Geben Sie das Ausstellungsdatum und das Ablaufdatum ein. Das System berechnet automatisch die Restgültigkeit.
- Laden Sie eine Kopie des Zertifikats als PDF oder Bild hoch.
- Das System sendet automatisch Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf per E-Mail an den Mitarbeiter und den zuständigen Manager.
Dokumente verwalten
Im Reiter Dokumente können Sie Arbeitsverträge, Führungszeugnisse, Ausweiskopien und
weitere Unterlagen hochladen und kategorisieren. Jedes Dokument kann mit einem Ablaufdatum versehen werden.
Personaldaten und DSGVO
Das SMS unterstützt die DSGVO-konforme Datenverwaltung. Im Mitarbeiterprofil finden Sie unter
Datenschutz die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu exportieren (Auskunftsrecht)
oder nach Ende des Arbeitsverhältnisses und Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen (Recht auf Löschung).
- Navigieren Sie zum Mitarbeiterprofil und öffnen Sie den Reiter
Datenschutz. - Für einen Datenexport klicken Sie auf
Daten exportieren. Es wird eine ZIP-Datei mit allen gespeicherten Informationen erstellt. - Für eine Löschung klicken Sie auf
Daten löschen. Das System prüft, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, und führt die Löschung erst danach durch.
Kundenverwaltung / CRM
▼Kundendatenbank
Das CRM-Modul verwaltet alle Ihre Auftraggeber zentral. Jeder Kunde erhält eine eindeutige Kundennummer
(z.B. KD-0001). Die Übersicht zeigt alle Kunden mit Name, Kundennummer,
Kontaktperson, Anzahl aktiver Aufträge und offenen Rechnungen.
Neuen Kunden anlegen
- Klicken Sie auf
+ Neuer Kundein der Kundenübersicht. - Geben Sie den Firmennamen, die Rechtsform und die Firmenadresse ein.
- Hinterlegen Sie im Bereich
Kontaktedie Ansprechpartner mit Name, Position, Telefon und E-Mail. Sie können mehrere Kontaktpersonen pro Kunde anlegen. - Erfassen Sie unter
Standortedie Einsatzorte des Kunden (Adresse, Bezeichnung, Besonderheiten). Ein Kunde kann mehrere Standorte haben. - Definieren Sie die Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel in Tagen (z.B. 30 Tage netto), bevorzugte Zahlungsart und ggf. Skonto.
- Klicken Sie auf
Speichern.
Verträge verwalten
Im Reiter Verträge können Sie Rahmenverträge und Einzelverträge erfassen:
- Vertragsbezeichnung, Vertragsnummer, Laufzeit (von/bis)
- Vereinbarte Stundensätze oder Pauschalen
- Kündigungsfristen und automatische Verlängerung
- Upload des Vertragsdokuments als PDF
Kundenhistorie
Im Reiter Historie sehen Sie eine chronologische Übersicht aller Aktivitäten:
erstellte Aufträge, durchgeführte Schichten, versendete Rechnungen und Zahlungseingänge.
Nutzen Sie diese Ansicht für Kundengespräche und Vertragsverlagerungen.
Auftragsverwaltung
▼Aufträge im Überblick
Das Auftragsmodul ist das Herzsueck des SMS. Hier verwalten Sie alle Sicherheitsaufträge
von der Angebotserstellung bis zum Abschluss. Jeder Auftrag erhält eine automatische
Auftragsnummer (z.B. AU-0001).
Neuen Auftrag erstellen
- Klicken Sie auf
+ Neuer Auftragund wählen Sie den Kunden aus der Kundenliste. - Vergeben Sie eine Bezeichnung (z.B. "Objektschutz Firmenzentrale Muster AG") und wählen Sie den Auftragstyp.
- Legen Sie den Einsatzort fest, indem Sie einen Kundenstandort auswählen oder eine neue Adresse eingeben.
- Definieren Sie den Zeitraum (Startdatum, Enddatum oder unbefristet) und die Priorität.
- Geben Sie den vereinbarten Stundensatz ein. Dieser wird später für die Rechnungserstellung verwendet.
- Fügen Sie bei Bedarf Notizen oder besondere Anweisungen für die Einsatzkräfte hinzu.
- Speichern Sie den Auftrag zunächst als
Entwurf. Erst wenn alles korrekt ist, setzen Sie den Status aufAktiv.
Auftragstypen
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
Objektschutz |
Dauerhafter Schutz eines Gebäudes oder Geländes (z.B. Werkschutz, Empfangsdienst) |
Veranstaltung |
Zeitlich begrenzter Einsatz bei Events, Messen oder Konzerten |
Temporaer |
Kurzfristige Einsätze wie Baustellenbewachung oder Ferienvertretung |
Dauerhaft |
Unbefristete Aufträge mit regelmässigen Schichten |
Auftragsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
Entwurf |
Auftrag ist in Vorbereitung, noch nicht aktiv. Kann frei bearbeitet werden. |
Aktiv |
Auftrag läuft. Schichten können geplant und Rechnungen erstellt werden. |
Abgeschlossen |
Auftrag ist beendet. Alle Stunden sind erfasst, Schlussrechnung erstellt. |
Storniert |
Auftrag wurde abgebrochen. Bereits erfasste Daten bleiben archiviert. |
Aktiv kann nicht gelöscht, sondern nur
storniert oder abgeschlossen werden. Stellen Sie sicher, dass alle offenen Schichten und Rechnungen
abgeschlossen sind, bevor Sie einen Auftrag beenden.
Schichtplanung
▼Kalenderansichten
Die Schichtplanung basiert auf einem interaktiven Kalender, der drei Ansichten bietet:
- Monatsansicht – Überblick über alle Schichten eines Monats. Ideal für die langfristige Planung.
- Wochenansicht – Detaillierte Darstellung der aktuellen Woche mit Zeitachse. Hier sehen Sie Überschneidungen sofort.
- Tagesansicht – Stundengenauer Plan für einen einzelnen Tag mit allen Details.
Neue Schicht erstellen
- Klicken Sie im Kalender auf das gewünschte Datum oder nutzen Sie den Button
+ Neue Schicht. - Wählen Sie den Auftrag aus, zu dem die Schicht gehört. Dadurch werden Einsatzort und Stundensatz automatisch übernommen.
- Legen Sie Beginn und Ende der Schicht fest (z.B. 18:00 bis 06:00 Uhr). Das System erkennt automatisch Nachtschichten.
- Weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu. Das System zeigt Ihnen die Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter an.
- Fügen Sie optionale Anmerkungen hinzu (z.B. besondere Anweisungen, Schlüsselübergabe).
- Speichern Sie die Schicht. Der Status ist zunächst
Geplant.
Schichtstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
Geplant |
Schicht ist erstellt, Mitarbeiter ist informiert, Bestätigung steht aus. |
Bestätigt |
Mitarbeiter hat die Schicht angenommen. |
Abgeschlossen |
Schicht wurde durchgeführt, Zeiten sind erfasst. |
Storniert |
Schicht wurde abgesagt. |
Nicht erschienen |
Mitarbeiter ist nicht zum Einsatz erschienen (No-Show). |
Benachrichtigungen und Konflikterkennung
Sobald Sie eine Schicht erstellen oder ändern, erhält der zugewiesene Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Details (Datum, Uhrzeit, Einsatzort, Anweisungen).
GPS-Zeiterfassung
▼Überblick
Die GPS-Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeitern, ihren Dienstbeginn und ihr Dienstende direkt über das Smartphone oder den Browser zu erfassen. Dabei wird der GPS-Standort aufgezeichnet, um die Anwesenheit am Einsatzort zu verifizieren.
Mobiles Check-In / Check-Out
- Der Mitarbeiter öffnet das SMS auf seinem Smartphone und navigiert zur Schichtübersicht.
- Bei der zugewiesenen Schicht wird der Button
Check-Inaktiv, sobald die Schicht beginnt (oder bis zu 15 Minuten vorher, je nach Einstellung). - Beim Klicken auf
Check-Inwird der aktuelle GPS-Standort erfasst und mit dem hinterlegten Einsatzort verglichen. - Während der Schicht läuft ein Live-Timer, der die verstrichene Arbeitszeit in Echtzeit anzeigt.
- Am Ende der Schicht klickt der Mitarbeiter auf
Check-Out. Erneut wird der GPS-Standort erfasst. - Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet und der Schicht zugeordnet.
GPS-Verifizierung
Das System vergleicht den GPS-Standort beim Check-In/Out mit der hinterlegten Adresse des Einsatzorts. Der Toleranzradius ist in den Einstellungen konfigurierbar (Standard: 200 Meter).
Überstunden und Pausen
Das System berechnet Überstunden automatisch basierend auf der geplanten vs. tatsächlichen Arbeitszeit.
Pausen können manuell eingetragen oder über den Button Pause starten / Pause beenden
erfasst werden. Die Pausenzeiten werden von der Gesamtarbeitszeit abgezogen.
Lohnexport
- Navigieren Sie zu
Zeiterfassung > Auswertung. - Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (z.B. 01.01.2026 bis 31.01.2026) und optional einen Mitarbeiter oder ein Team.
- Das System zeigt eine Zusammenfassung mit Gesamtstunden, Überstunden und Pausenzeiten pro Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf
CSV exportieren, um die Daten für Ihre Lohnsoftware oder den Steuerberater herunterzuladen.
Einstellungen > Zeiterfassung können Sie den
GPS-Toleranzradius, die Vorlaufzeit für Check-In und die automatische Pausenberechnung
(z.B. 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeitszeit) konfigurieren.
Rechnungswesen
▼Rechnungen erstellen
- Navigieren Sie zu
Rechnungenund klicken Sie auf+ Neue Rechnung. - Wählen Sie den Kunden aus. Die Rechnungsadresse und Zahlungsbedingungen werden automatisch übernommen.
- Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu. Sie können Schichten eines Zeitraums automatisch importieren: Klicken Sie auf
Schichten importieren, wählen Sie den Auftrag und den Zeitraum, und das System erstellt die Positionen mit Datum, Stunden und Stundensatz. - Alternativ fügen Sie manuell Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis.
- Die Zwischensumme, Steuer und der Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
- Prüfen Sie alle Angaben und speichern Sie die Rechnung als
Entwurf.
Steuerberechnung nach Land
Das SMS unterstützt länderspezifische Steuersätze. Der korrekte Satz wird basierend auf den Unternehmenseinstellungen automatisch angewendet:
| Land | Steuersatz | Bezeichnung |
|---|---|---|
| Deutschland | 19% | Umsatzsteuer (USt.) |
| Oesterreich | 20% | Umsatzsteuer (USt.) |
| Schweiz | 8.1% | Mehrwertsteuer (MwSt.) |
Rechnungsstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
Entwurf |
Rechnung ist in Bearbeitung. Kann noch frei geändert werden. |
Versendet |
Rechnung wurde dem Kunden per E-Mail oder Post zugestellt. |
Bezahlt |
Zahlung ist vollständig eingegangen. |
Überfällig |
Zahlungsziel ist überschritten, Zahlung steht noch aus. |
Storniert |
Rechnung wurde storniert / gutgeschrieben. |
PDF-Erstellung und E-Mail-Versand
- Öffnen Sie eine fertige Rechnung und klicken Sie auf
PDF generieren. Das System erstellt ein professionelles PDF mit Ihrem Firmenlogo, allen Positionen und den gesetzlich erforderlichen Angaben. - Prüfen Sie die PDF-Vorschau. Bei Bedarf können Sie zurück zum Entwurf und Korrekturen vornehmen.
- Klicken Sie auf
Per E-Mail senden. Das PDF wird als Anhang an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet. Der Rechnungsstatus wechselt automatisch zuVersendet.
Zahlungsverfolgung
Sobald eine Zahlung eingeht, klicken Sie auf die Rechnung und dann auf Zahlung erfassen.
Geben Sie den Betrag, das Datum und die Zahlungsart (Überweisung, Bar, Kreditkarte) ein.
Teilzahlungen sind möglich – der Restbetrag wird automatisch berechnet.
Einstellungen > Rechnungswesen > Mahnwesen.
Lohnabrechnungen
▼Abrechnungszeiträume
Im Modul Lohnabrechnungen erstellen Sie periodische Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter.
Die Abrechnungszeiträume können monatlich oder 14-tägig konfiguriert werden.
Neue Lohnabrechnung erstellen
- Navigieren Sie zu
Lohnabrechnungenund klicken Sie auf+ Neue Abrechnung. - Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (z.B. Januar 2026).
- Das System importiert automatisch alle erfassten Arbeitsstunden aus der GPS-Zeiterfassung für den gewählten Zeitraum.
- Prüfen Sie die Stundenübersicht pro Mitarbeiter: regulaere Stunden, Überstunden, Nachtschichtzuschlaege, Feiertagszuschlaege.
- Der Bruttolohn wird basierend auf dem hinterlegten Stundensatz oder Monatsgehalt berechnet.
- Erfassen Sie Abzuege (Vorschuesse, Sachbezuege) oder Zusatzleistungen (Praemien, Spesen) manuell im Bereich
Anpassungen. - Prüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf
Abrechnung abschliessen.
Stundenintegration
Die Stunden werden direkt aus dem Zeiterfassungsmodul übernommen. Dabei werden folgende Kategorien unterschieden:
- Regulaere Stunden – Normale Arbeitszeit gemäss Vertrag
- Überstunden – Stunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus
- Nachtzuschlag – Stunden zwischen 22:00 und 06:00 Uhr
- Sonn-/Feiertagszuschlag – Stunden an Sonn- und Feiertagen
CSV-Export
- Öffnen Sie eine abgeschlossene Lohnabrechnung oder die Gesamtübersicht für einen Zeitraum.
- Klicken Sie auf
CSV exportieren. - Wählen Sie das Format: Standardformat oder ein angepasstes Format für Ihre Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, BMD, Abacus).
- Die CSV-Datei wird heruntergeladen und kann direkt in Ihre Lohnsoftware importiert werden.
Einstellungen > Lohnabrechnungen die
Zuschlagssätze für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit ein. Diese werden dann automatisch
bei der Berechnung berücksichtigt.
Dokumentenverwaltung
▼Zentrales Dokumentenarchiv
Die Dokumentenverwaltung dient als zentrale Ablage für alle unternehmensrelevanten Dateien. Hier werden Dokumente hochgeladen, kategorisiert und mit Mitarbeitern, Kunden oder Aufträgen verknüpft.
Dokument hochladen
- Navigieren Sie zu
Dokumenteund klicken Sie auf+ Hochladen. - Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus (unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, bis zu 25 MB pro Datei).
- Vergeben Sie eine Kategorie: Vertrag, Zertifikat, Ausweis, Protokoll, Rechnung, Sonstiges.
- Ordnen Sie das Dokument zu: wählen Sie einen Mitarbeiter, einen Kunden oder einen Auftrag. Mehrfachzuordnungen sind möglich.
- Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum. Dokumente mit Ablaufdatum werden automatisch überwacht.
- Klicken Sie auf
Hochladen.
Ablaufüberwachung
Dokumente mit einem hinterlegten Ablaufdatum werden automatisch überwacht. Das System zeigt eine Übersicht aller bald ablaufenden und bereits abgelaufenen Dokumente.
Suche und Filterung
Nutzen Sie die Suchleiste, um Dokumente nach Name, Kategorie oder zugeordneter Person zu finden. Mit den Filtern können Sie nach Kategorie, Status (gültig/abgelaufen) und Zuordnung eingrenzen.
Equipment-Verwaltung
▼Inventarübersicht
Im Equipment-Modul verwalten Sie die gesamte Ausrüstung Ihres Sicherheitsunternehmens: Funkgeräte, Taschenlampen, Schutzwesten, Schlüssel, Fahrzeugzubehör und mehr. Jedes Gerät erhält eine eindeutige Inventarnummer und kann mit einer Seriennummer versehen werden.
Neues Equipment anlegen
- Klicken Sie auf
+ Neues Equipmentin der Inventarübersicht. - Geben Sie die Bezeichnung (z.B. "Funkgerät Motorola DP4800e"), die Kategorie und die Seriennummer ein.
- Hinterlegen Sie den Anschaffungswert und das Kaufdatum.
- Setzen Sie das Garantie-Ablaufdatum. Das System erinnert Sie vor Ablauf der Garantie.
- Fügen Sie bei Bedarf ein Foto oder die Bedienungsanleitung als Dokument hinzu.
- Der Status wird automatisch auf
Verfügbargesetzt.
Equipmentstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
Verfügbar |
Gerät ist im Lager und kann ausgegeben werden. |
Zugewiesen |
Gerät ist einem Mitarbeiter oder Einsatzort zugewiesen. |
In Wartung |
Gerät befindet sich in Reparatur oder Wartung. |
Ausgemustert |
Gerät ist defekt, veraltet oder ausser Betrieb genommen. |
Zuweisung und Rückgabe
- Öffnen Sie das Equipment und klicken Sie auf
Zuweisen. - Wählen Sie den Mitarbeiter und das Ausgabedatum. Optional können Sie ein geplantes Rückgabedatum angeben.
- Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung. Das Equipment erscheint in seinem Profil unter
Zugewiesenes Equipment. - Bei Rückgabe klicken Sie auf
Rückgabe erfassenund dokumentieren den Zustand des Geräts.
Wartungsplanung
Im Reiter Wartung können Sie regelmässige Wartungstermine planen. Geben Sie den
Wartungsintervall (z.B. alle 6 Monate) und die letzte Wartung ein. Das System erinnert Sie
automatisch, wenn die nächste Wartung fällig ist.
Schulungen & Zertifikate
▼Schulungskatalog
Im Modul Schulungen verwalten Sie alle Aus- und Weiterbildungsangebote für Ihre Mitarbeiter.
Definieren Sie Schulungskurse, verknüpfen Sie sie mit Qualifikationsanforderungen und verfolgen Sie
den Schulungsfortschritt aller Mitarbeiter.
Neuen Schulungskurs anlegen
- Klicken Sie auf
+ Neuer Kursim Schulungskatalog. - Geben Sie den Kursnamen ein (z.B. "Sachkundeprüfung §34a GewO", "Erste-Hilfe-Auffrischung", "Brandschutzhelfer").
- Definieren Sie die Kursdetails: Dauer, Beschreibung, Anbieter (intern oder externer Schulungsanbieter).
- Legen Sie fest, ob dieser Kurs eine Pflichtschulung ist und für welche Positionen er erforderlich ist.
- Geben Sie die Gültigkeitsdauer des Zertifikats ein (z.B. 24 Monate für Erste Hilfe).
- Speichern Sie den Kurs.
Schulungsanforderungen definieren
Unter Anforderungen können Sie festlegen, welche Schulungen für welche Positionen
oder Auftragstypen verpflichtend sind. Das System prüft dann automatisch, ob alle Mitarbeiter
die erforderlichen Schulungen absolviert haben.
Schulungsmatrix
Die Schulungsmatrix bietet eine tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter und ihrer Schulungsstatus. Auf einen Blick sehen Sie:
- Grün – Schulung absolviert und gültig
- Gelb – Schulung läuft bald ab (innerhalb der nächsten 90 Tage)
- Rot – Schulung abgelaufen oder nicht absolviert
- Grau – Schulung für diese Position nicht erforderlich
Schulungsteilnahme erfassen
- Öffnen Sie den Schulungskurs und klicken Sie auf
Teilnahme erfassen. - Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die an der Schulung teilgenommen haben.
- Geben Sie das Schulungsdatum und das Ablaufdatum des Zertifikats ein.
- Laden Sie optional den Nachweis (Zertifikat, Teilnahmebestätigung) als PDF hoch.
- Die Qualifikation wird automatisch im Mitarbeiterprofil aktualisiert.
Einstellungen > Schulungen
(Standard: 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf).
Berichte & Analysen
▼Berichtstypen
Das Berichtsmodul bietet vorgefertigte und individuell anpassbare Berichte für alle Geschäftsbereiche. Wählen Sie den gewünschten Berichtstyp, den Zeitraum und optional weitere Filter aus.
| Bericht | Inhalt |
|---|---|
| Mitarbeiterbericht | Personalübersicht, Fluktuation, Qualifikationsstatus, Fehlzeiten |
| Kundenbericht | Kundenumsatz, Auftragsvolumen, Zahlungsverhalten, Top-Kunden |
| Finanzbericht | Umsatz, offene Forderungen, Zahlungseingänge, Gewinn/Verlust |
| Zeitbericht | Arbeitsstunden pro Mitarbeiter/Team/Auftrag, Überstunden, Fehlzeiten |
| Schichtbericht | Schichtauslastung, No-Shows, Stornierungen, Planungstreue |
| Equipmentbericht | Inventarwert, Wartungsstatus, Zuweisungsübersicht, Abschreibungen |
Bericht erstellen
- Navigieren Sie zu
Berichteund wählen Sie den gewünschten Berichtstyp. - Definieren Sie den Zeitraum über den Datumswaehler (z.B. letzter Monat, letztes Quartal, benutzerdefiniert).
- Setzen Sie optionale Filter: bestimmte Mitarbeiter, Kunden, Aufträge oder Teams.
- Klicken Sie auf
Bericht generieren. Die Ergebnisse werden als Tabelle mit Diagrammen angezeigt. - Exportieren Sie den Bericht bei Bedarf: Klicken Sie auf
PDF exportierenfür einen druckfertigen Bericht oder aufCSV exportierenfür die Weiterverarbeitung in Excel.
Als Vorlage speichern und vergeben
Sie einen Namen. Gespeicherte Vorlagen finden Sie unter Berichte > Meine Vorlagen.
Automatische Berichte
Unter Berichte > Automatisch können Sie Berichte planen, die regelmässig
erstellt und per E-Mail versendet werden. Wählen Sie den Berichtstyp, die Frequenz
(täglich, wöchentlich, monatlich) und die Empfänger aus.
Einstellungen & Administration
▼Firmendaten
- Navigieren Sie zu
Einstellungen > Unternehmen. - Geben Sie Ihren Firmennamen, die Rechtsform, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein.
- Hinterlegen Sie Ihre Steuernummer, USt-IdNr. und Handelsregisternummer.
- Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, mind. 300x100 Pixel). Das Logo erscheint auf Rechnungen, PDF-Berichten und im System-Header.
- Geben Sie Ihre Bankverbindung ein (IBAN, BIC, Bankname). Diese wird auf Rechnungen angezeigt.
- Klicken Sie auf
Speichern.
Nummernkreise
Unter Einstellungen > Nummernkreise konfigurieren Sie die automatische Nummerierung
für alle Geschäftsobjekte:
| Objekt | Praefix | Beispiel |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | MA- |
MA-0001, MA-0002, ... |
| Kunden | KD- |
KD-0001, KD-0002, ... |
| Aufträge | AU- |
AU-0001, AU-0002, ... |
| Rechnungen | RE- |
RE-2026-0001, RE-2026-0002, ... |
| Equipment | EQ- |
EQ-0001, EQ-0002, ... |
Sie können das Praefix, den Startwert und das Format (mit/ohne Jahreszahl) frei anpassen.
Land- und Steuereinstellungen
- Wählen Sie unter
Einstellungen > Land & SteuernIhr Betriebsland (Deutschland, Oesterreich oder Schweiz). - Der Steuersatz wird automatisch angepasst (DE: 19%, AT: 20%, CH: 8.1%).
- Wählen Sie die Währung: EUR oder CHF.
- Legen Sie das Datumsformat fest (DD.MM.YYYY) und die Dezimaltrennung (Komma oder Punkt).
E-Mail-Konfiguration
Unter Einstellungen > E-Mail konfigurieren Sie den E-Mail-Versand des Systems:
- Geben Sie den SMTP-Server, den Port, den Benutzernamen und das Passwort ein. Alternativ können Sie den integrierten Versanddienst verwenden.
- Definieren Sie den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse.
- Passen Sie die E-Mail-Vorlagen an: Rechnungsversand, Schichtbenachrichtigung, Zahlungserinnerung, Zertifikatsablauf.
- Senden Sie eine Test-E-Mail, um die Konfiguration zu überprüfen.
Benutzer- und Rollenverwaltung
- Navigieren Sie zu
Einstellungen > Benutzerfür eine Übersicht aller Systembenutzer. - Klicken Sie auf
+ Neuer Benutzer, um einen neuen Zugang zu erstellen. Geben Sie Name, E-Mail und Rolle ein. - Der neue Benutzer erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Passworteinrichtung.
- Unter
Rollenkönnen Sie bestehende Rollen anpassen oder neue Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen. - Jede Berechtigung ist modular aufgebaut: Sie können pro Modul festlegen, ob ein Benutzer lesen, erstellen, bearbeiten und/oder löschen darf.
Einstellungen > Backup, um
regelmässige Datensicherungen Ihrer Konfiguration zu erstellen. Obwohl das SMS Cloud-basiert
ist und automatische Backups erstellt, empfehlen wir, kritische Einstellungen zusätzlich
zu dokumentieren.
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