SMS Handbuch

Benutzerhandbuch
Security Management System

Vollständige Anleitung für alle Module und Funktionen des SMS. Von der ersten Anmeldung bis zur fortgeschrittenen Nutzung.

Version 2.0 | 14 Kapitel | Letzte Aktualisierung: Februar 2026
1

Einführung & Erste Schritte

Systemüberblick

Das Security Management System (SMS) ist eine cloudbasierte Komplettlösung für Sicherheitsunternehmen. Es vereint Mitarbeiterverwaltung, Kundendatenbank, Auftragsplanung, Schichtplanung, GPS-Zeiterfassung, Rechnungswesen und vieles mehr in einer einzigen Anwendung. Das SMS ist über jeden modernen Webbrowser erreichbar und erfordert keine lokale Installation.

Anmeldung am System

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und navigieren Sie zu Ihrer SMS-Domain (z.B. firma.sms-sicherheit.com).
  2. Geben Sie auf der Login-Seite Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  3. Klicken Sie auf Anmelden. Bei erstmaliger Anmeldung werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern.
  4. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie direkt zum Dashboard mit einer Übersicht Ihrer wichtigsten Kennzahlen.
Tipp: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf "Passwort vergessen" auf der Login-Seite. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Passwortzurücksetzung.

Benutzerrollen

Das SMS verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Jeder Benutzer erhält eine Rolle, die bestimmt, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind:

Rolle Berechtigungen
Administrator Vollzugriff auf alle Module, Benutzerverwaltung, Systemeinstellungen
Manager Zugriff auf Mitarbeiter, Kunden, Aufträge, Schichten, Rechnungen, Berichte
Disponent Schichtplanung, Auftragsverwaltung, Mitarbeiterübersicht
Buchhalter Rechnungswesen, Lohnabrechnungen, Finanzberichte
Mitarbeiter Eigenes Profil, eigene Schichten, GPS-Check-In/Out, eigene Dokumente

Navigation im System

Die Hauptnavigation befindet sich auf der linken Seite als vertikales Menü. Jedes Modul ist durch ein Symbol und einen Namen gekennzeichnet. Klicken Sie auf einen Menüpunkt, um das jeweilige Modul zu öffnen. Am oberen Rand finden Sie die Suchleiste, Benachrichtigungen und Ihr Benutzerprofil.

  1. Verwenden Sie das Seitenmenül links, um zwischen den Modulen zu wechseln (Dashboard, Mitarbeiter, Kunden usw.).
  2. Die Suchleiste oben ermöglicht eine systemweite Suche nach Mitarbeitern, Kunden, Aufträgen oder Dokumenten.
  3. Das Glockensymbol zeigt Ihnen aktuelle Benachrichtigungen an (z.B. ablaufende Zertifikate, neue Aufträge).
  4. Über Ihr Profilbild oben rechts gelangen Sie zu den Profileinstellungen und zur Abmeldung.
Wichtig: Melden Sie sich immer ordnungsgemäss ab, wenn Sie das System verlassen, insbesondere an gemeinsam genutzten Geräten. Aus Sicherheitsgründen werden inaktive Sitzungen nach 30 Minuten automatisch beendet.
2

Dashboard

Übersicht der Kennzahlen (KPIs)

Das Dashboard ist die Startseite nach der Anmeldung. Es bietet Ihnen einen sofortigen Überblick über die wichtigsten Geschäftskennzahlen Ihres Sicherheitsunternehmens.

Folgende KPI-Karten werden prominent angezeigt:

  • Mitarbeiter gesamt – Aktuelle Anzahl aktiver Mitarbeiter in Ihrem System
  • Kunden gesamt – Anzahl Ihrer aktiven Kunden
  • Aktive Aufträge – Laufende Aufträge im Status "Aktiv"
  • Schichten heute – Anzahl der für heute geplanten Schichten
  • Umsatz (Monat) – Gesamtumsatz des aktuellen Monats basierend auf Rechnungen
  • Offene Rechnungen – Summe und Anzahl noch nicht bezahlter Rechnungen

Diagramme und Auswertungen

Unterhalb der KPI-Karten finden Sie interaktive Diagramme:

  1. Umsatzentwicklung – Betrachten Sie den Umsatzverlauf der letzten 12 Monate als Liniendiagramm. Bewegen Sie die Maus über einen Datenpunkt, um den genauen Monatswert zu sehen.
  2. Schichtübersicht – Ein Balkendiagramm zeigt die Anzahl der Schichten pro Woche, aufgeteilt nach Status (geplant, bestätigt, abgeschlossen).
  3. Auftragsverteilung – Ein Kreisdiagramm visualisiert die Verteilung der Auftragstypen (Objektschutz, Veranstaltung, Werkschutz usw.).
  4. Mitarbeiterauslastung – Sehen Sie, wie stark Ihre Mitarbeiter ausgelastet sind, und identifizieren Sie freie Kapazitäten.
Tipp: Alle Dashboard-Daten werden in Echtzeit aktualisiert. Mit dem Aktualisieren-Button oben rechts können Sie die Daten manuell neu laden. Die KPI-Karten sind anklickbar und führen Sie direkt zum jeweiligen Modul.

Schnellaktionen

Das Dashboard bietet zudem Schnellaktionen für häufige Aufgaben: Neuen Mitarbeiter anlegen, neue Schicht erstellen, Rechnung erstellen. Diese Buttons befinden sich im oberen Bereich und sparen Ihnen Navigationswege.

3

Mitarbeiterverwaltung

Mitarbeiterübersicht

Im Modul Mitarbeiter finden Sie eine tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter mit Suchfunktion, Filteroptionen und Sortiermöglichkeiten. Jeder Mitarbeiter erhält automatisch eine eindeutige Mitarbeiternummer (z.B. MA-0001), die systemweit als Referenz dient.

Neuen Mitarbeiter anlegen

  1. Klicken Sie auf + Neuer Mitarbeiter oben rechts in der Mitarbeiterübersicht.
  2. Fuellen Sie die Stammdaten aus: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
  3. Vergeben Sie eine Position (z.B. Sicherheitsmitarbeiter, Objektleiter, Einsatzleiter) und weisen Sie den Mitarbeiter ggf. einem Team zu.
  4. Hinterlegen Sie den Stundenlohn oder das Monatsgehalt im Reiter Vergütung.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Die Mitarbeiternummer wird automatisch vergeben.

Qualifikationen und Zertifikate

Im Reiter Qualifikationen des Mitarbeiterprofils können Sie alle relevanten Nachweise verwalten:

  1. Klicken Sie auf + Qualifikation hinzufügen und wählen Sie den Typ (z.B. Sachkundeprüfung §34a, Erste-Hilfe-Kurs, Waffensachkunde).
  2. Geben Sie das Ausstellungsdatum und das Ablaufdatum ein. Das System berechnet automatisch die Restgültigkeit.
  3. Laden Sie eine Kopie des Zertifikats als PDF oder Bild hoch.
  4. Das System sendet automatisch Erinnerungen 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf per E-Mail an den Mitarbeiter und den zuständigen Manager.
Wichtig: Mitarbeiter mit abgelaufenen Pflichtqualifikationen werden bei der Schichtplanung mit einem Warnsymbol markiert und können je nach Einstellung nicht für Einsätze eingeplant werden, die diese Qualifikation erfordern.

Dokumente verwalten

Im Reiter Dokumente können Sie Arbeitsverträge, Führungszeugnisse, Ausweiskopien und weitere Unterlagen hochladen und kategorisieren. Jedes Dokument kann mit einem Ablaufdatum versehen werden.

Personaldaten und DSGVO

Das SMS unterstützt die DSGVO-konforme Datenverwaltung. Im Mitarbeiterprofil finden Sie unter Datenschutz die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu exportieren (Auskunftsrecht) oder nach Ende des Arbeitsverhältnisses und Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu löschen (Recht auf Löschung).

  1. Navigieren Sie zum Mitarbeiterprofil und öffnen Sie den Reiter Datenschutz.
  2. Für einen Datenexport klicken Sie auf Daten exportieren. Es wird eine ZIP-Datei mit allen gespeicherten Informationen erstellt.
  3. Für eine Löschung klicken Sie auf Daten löschen. Das System prüft, ob gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, und führt die Löschung erst danach durch.
Tipp: Nutzen Sie die Filterfunktion in der Mitarbeiterübersicht, um schnell nach Status (aktiv, inaktiv), Qualifikationen oder Teams zu filtern. Die Suchleiste durchsucht Name, Mitarbeiternummer und E-Mail-Adresse.
4

Kundenverwaltung / CRM

Kundendatenbank

Das CRM-Modul verwaltet alle Ihre Auftraggeber zentral. Jeder Kunde erhält eine eindeutige Kundennummer (z.B. KD-0001). Die Übersicht zeigt alle Kunden mit Name, Kundennummer, Kontaktperson, Anzahl aktiver Aufträge und offenen Rechnungen.

Neuen Kunden anlegen

  1. Klicken Sie auf + Neuer Kunde in der Kundenübersicht.
  2. Geben Sie den Firmennamen, die Rechtsform und die Firmenadresse ein.
  3. Hinterlegen Sie im Bereich Kontakte die Ansprechpartner mit Name, Position, Telefon und E-Mail. Sie können mehrere Kontaktpersonen pro Kunde anlegen.
  4. Erfassen Sie unter Standorte die Einsatzorte des Kunden (Adresse, Bezeichnung, Besonderheiten). Ein Kunde kann mehrere Standorte haben.
  5. Definieren Sie die Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel in Tagen (z.B. 30 Tage netto), bevorzugte Zahlungsart und ggf. Skonto.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Verträge verwalten

Im Reiter Verträge können Sie Rahmenverträge und Einzelverträge erfassen:

  • Vertragsbezeichnung, Vertragsnummer, Laufzeit (von/bis)
  • Vereinbarte Stundensätze oder Pauschalen
  • Kündigungsfristen und automatische Verlängerung
  • Upload des Vertragsdokuments als PDF
Tipp: Verknüpfen Sie Aufträge direkt mit einem Kunden und einem Vertrag. So behalten Sie stets den Überblick, welche Leistungen unter welchem Vertrag erbracht werden, und können Rechnungen korrekt zuordnen.

Kundenhistorie

Im Reiter Historie sehen Sie eine chronologische Übersicht aller Aktivitäten: erstellte Aufträge, durchgeführte Schichten, versendete Rechnungen und Zahlungseingänge. Nutzen Sie diese Ansicht für Kundengespräche und Vertragsverlagerungen.

5

Auftragsverwaltung

Aufträge im Überblick

Das Auftragsmodul ist das Herzsueck des SMS. Hier verwalten Sie alle Sicherheitsaufträge von der Angebotserstellung bis zum Abschluss. Jeder Auftrag erhält eine automatische Auftragsnummer (z.B. AU-0001).

Neuen Auftrag erstellen

  1. Klicken Sie auf + Neuer Auftrag und wählen Sie den Kunden aus der Kundenliste.
  2. Vergeben Sie eine Bezeichnung (z.B. "Objektschutz Firmenzentrale Muster AG") und wählen Sie den Auftragstyp.
  3. Legen Sie den Einsatzort fest, indem Sie einen Kundenstandort auswählen oder eine neue Adresse eingeben.
  4. Definieren Sie den Zeitraum (Startdatum, Enddatum oder unbefristet) und die Priorität.
  5. Geben Sie den vereinbarten Stundensatz ein. Dieser wird später für die Rechnungserstellung verwendet.
  6. Fügen Sie bei Bedarf Notizen oder besondere Anweisungen für die Einsatzkräfte hinzu.
  7. Speichern Sie den Auftrag zunächst als Entwurf. Erst wenn alles korrekt ist, setzen Sie den Status auf Aktiv.

Auftragstypen

Typ Beschreibung
Objektschutz Dauerhafter Schutz eines Gebäudes oder Geländes (z.B. Werkschutz, Empfangsdienst)
Veranstaltung Zeitlich begrenzter Einsatz bei Events, Messen oder Konzerten
Temporaer Kurzfristige Einsätze wie Baustellenbewachung oder Ferienvertretung
Dauerhaft Unbefristete Aufträge mit regelmässigen Schichten

Auftragsstatus

Status Bedeutung
Entwurf Auftrag ist in Vorbereitung, noch nicht aktiv. Kann frei bearbeitet werden.
Aktiv Auftrag läuft. Schichten können geplant und Rechnungen erstellt werden.
Abgeschlossen Auftrag ist beendet. Alle Stunden sind erfasst, Schlussrechnung erstellt.
Storniert Auftrag wurde abgebrochen. Bereits erfasste Daten bleiben archiviert.
Wichtig: Ein Auftrag im Status Aktiv kann nicht gelöscht, sondern nur storniert oder abgeschlossen werden. Stellen Sie sicher, dass alle offenen Schichten und Rechnungen abgeschlossen sind, bevor Sie einen Auftrag beenden.
6

Schichtplanung

Kalenderansichten

Die Schichtplanung basiert auf einem interaktiven Kalender, der drei Ansichten bietet:

  • Monatsansicht – Überblick über alle Schichten eines Monats. Ideal für die langfristige Planung.
  • Wochenansicht – Detaillierte Darstellung der aktuellen Woche mit Zeitachse. Hier sehen Sie Überschneidungen sofort.
  • Tagesansicht – Stundengenauer Plan für einen einzelnen Tag mit allen Details.

Neue Schicht erstellen

  1. Klicken Sie im Kalender auf das gewünschte Datum oder nutzen Sie den Button + Neue Schicht.
  2. Wählen Sie den Auftrag aus, zu dem die Schicht gehört. Dadurch werden Einsatzort und Stundensatz automatisch übernommen.
  3. Legen Sie Beginn und Ende der Schicht fest (z.B. 18:00 bis 06:00 Uhr). Das System erkennt automatisch Nachtschichten.
  4. Weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu. Das System zeigt Ihnen die Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeiter an.
  5. Fügen Sie optionale Anmerkungen hinzu (z.B. besondere Anweisungen, Schlüsselübergabe).
  6. Speichern Sie die Schicht. Der Status ist zunächst Geplant.

Schichtstatus

Status Bedeutung
Geplant Schicht ist erstellt, Mitarbeiter ist informiert, Bestätigung steht aus.
Bestätigt Mitarbeiter hat die Schicht angenommen.
Abgeschlossen Schicht wurde durchgeführt, Zeiten sind erfasst.
Storniert Schicht wurde abgesagt.
Nicht erschienen Mitarbeiter ist nicht zum Einsatz erschienen (No-Show).

Benachrichtigungen und Konflikterkennung

Sobald Sie eine Schicht erstellen oder ändern, erhält der zugewiesene Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Details (Datum, Uhrzeit, Einsatzort, Anweisungen).

Konflikterkennung: Das System prüft automatisch, ob ein Mitarbeiter bereits für den gewählten Zeitraum eingeplant ist oder ob gesetzliche Ruhezeiten (11 Stunden zwischen zwei Schichten) unterschritten werden. Bei einem Konflikt erhalten Sie eine Warnung und können entscheiden, ob Sie die Zuweisung trotzdem vornehmen möchten.
Tipp: Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion in der Wochenansicht, um Schichten schnell zu verschieben oder die Dauer anzupassen. Halten Sie eine Schicht gedrückt und ziehen Sie sie auf einen anderen Tag oder Zeitraum.
7

GPS-Zeiterfassung

Überblick

Die GPS-Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeitern, ihren Dienstbeginn und ihr Dienstende direkt über das Smartphone oder den Browser zu erfassen. Dabei wird der GPS-Standort aufgezeichnet, um die Anwesenheit am Einsatzort zu verifizieren.

Mobiles Check-In / Check-Out

  1. Der Mitarbeiter öffnet das SMS auf seinem Smartphone und navigiert zur Schichtübersicht.
  2. Bei der zugewiesenen Schicht wird der Button Check-In aktiv, sobald die Schicht beginnt (oder bis zu 15 Minuten vorher, je nach Einstellung).
  3. Beim Klicken auf Check-In wird der aktuelle GPS-Standort erfasst und mit dem hinterlegten Einsatzort verglichen.
  4. Während der Schicht läuft ein Live-Timer, der die verstrichene Arbeitszeit in Echtzeit anzeigt.
  5. Am Ende der Schicht klickt der Mitarbeiter auf Check-Out. Erneut wird der GPS-Standort erfasst.
  6. Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet und der Schicht zugeordnet.

GPS-Verifizierung

Das System vergleicht den GPS-Standort beim Check-In/Out mit der hinterlegten Adresse des Einsatzorts. Der Toleranzradius ist in den Einstellungen konfigurierbar (Standard: 200 Meter).

Wichtig: Wenn der Mitarbeiter sich ausserhalb des Toleranzradius befindet, wird der Check-In trotzdem akzeptiert, jedoch mit einer Standort-Abweichung markiert. Disponenten sehen diese Markierung in der Schichtübersicht und können bei Bedarf nachfassen.

Überstunden und Pausen

Das System berechnet Überstunden automatisch basierend auf der geplanten vs. tatsächlichen Arbeitszeit. Pausen können manuell eingetragen oder über den Button Pause starten / Pause beenden erfasst werden. Die Pausenzeiten werden von der Gesamtarbeitszeit abgezogen.

Lohnexport

  1. Navigieren Sie zu Zeiterfassung > Auswertung.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum (z.B. 01.01.2026 bis 31.01.2026) und optional einen Mitarbeiter oder ein Team.
  3. Das System zeigt eine Zusammenfassung mit Gesamtstunden, Überstunden und Pausenzeiten pro Mitarbeiter.
  4. Klicken Sie auf CSV exportieren, um die Daten für Ihre Lohnsoftware oder den Steuerberater herunterzuladen.
Tipp: Unter Einstellungen > Zeiterfassung können Sie den GPS-Toleranzradius, die Vorlaufzeit für Check-In und die automatische Pausenberechnung (z.B. 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeitszeit) konfigurieren.
8

Rechnungswesen

Rechnungen erstellen

  1. Navigieren Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf + Neue Rechnung.
  2. Wählen Sie den Kunden aus. Die Rechnungsadresse und Zahlungsbedingungen werden automatisch übernommen.
  3. Fügen Sie Rechnungspositionen hinzu. Sie können Schichten eines Zeitraums automatisch importieren: Klicken Sie auf Schichten importieren, wählen Sie den Auftrag und den Zeitraum, und das System erstellt die Positionen mit Datum, Stunden und Stundensatz.
  4. Alternativ fügen Sie manuell Positionen hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis.
  5. Die Zwischensumme, Steuer und der Gesamtbetrag werden automatisch berechnet.
  6. Prüfen Sie alle Angaben und speichern Sie die Rechnung als Entwurf.

Steuerberechnung nach Land

Das SMS unterstützt länderspezifische Steuersätze. Der korrekte Satz wird basierend auf den Unternehmenseinstellungen automatisch angewendet:

Land Steuersatz Bezeichnung
Deutschland 19% Umsatzsteuer (USt.)
Oesterreich 20% Umsatzsteuer (USt.)
Schweiz 8.1% Mehrwertsteuer (MwSt.)

Rechnungsstatus

Status Bedeutung
Entwurf Rechnung ist in Bearbeitung. Kann noch frei geändert werden.
Versendet Rechnung wurde dem Kunden per E-Mail oder Post zugestellt.
Bezahlt Zahlung ist vollständig eingegangen.
Überfällig Zahlungsziel ist überschritten, Zahlung steht noch aus.
Storniert Rechnung wurde storniert / gutgeschrieben.

PDF-Erstellung und E-Mail-Versand

  1. Öffnen Sie eine fertige Rechnung und klicken Sie auf PDF generieren. Das System erstellt ein professionelles PDF mit Ihrem Firmenlogo, allen Positionen und den gesetzlich erforderlichen Angaben.
  2. Prüfen Sie die PDF-Vorschau. Bei Bedarf können Sie zurück zum Entwurf und Korrekturen vornehmen.
  3. Klicken Sie auf Per E-Mail senden. Das PDF wird als Anhang an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet. Der Rechnungsstatus wechselt automatisch zu Versendet.

Zahlungsverfolgung

Sobald eine Zahlung eingeht, klicken Sie auf die Rechnung und dann auf Zahlung erfassen. Geben Sie den Betrag, das Datum und die Zahlungsart (Überweisung, Bar, Kreditkarte) ein. Teilzahlungen sind möglich – der Restbetrag wird automatisch berechnet.

Wichtig: Überfällige Rechnungen werden auf dem Dashboard hervorgehoben. Das System kann automatische Zahlungserinnerungen per E-Mail senden. Konfigurieren Sie diese Funktion unter Einstellungen > Rechnungswesen > Mahnwesen.
9

Lohnabrechnungen

Abrechnungszeiträume

Im Modul Lohnabrechnungen erstellen Sie periodische Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter. Die Abrechnungszeiträume können monatlich oder 14-tägig konfiguriert werden.

Neue Lohnabrechnung erstellen

  1. Navigieren Sie zu Lohnabrechnungen und klicken Sie auf + Neue Abrechnung.
  2. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (z.B. Januar 2026).
  3. Das System importiert automatisch alle erfassten Arbeitsstunden aus der GPS-Zeiterfassung für den gewählten Zeitraum.
  4. Prüfen Sie die Stundenübersicht pro Mitarbeiter: regulaere Stunden, Überstunden, Nachtschichtzuschlaege, Feiertagszuschlaege.
  5. Der Bruttolohn wird basierend auf dem hinterlegten Stundensatz oder Monatsgehalt berechnet.
  6. Erfassen Sie Abzuege (Vorschuesse, Sachbezuege) oder Zusatzleistungen (Praemien, Spesen) manuell im Bereich Anpassungen.
  7. Prüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie auf Abrechnung abschliessen.

Stundenintegration

Die Stunden werden direkt aus dem Zeiterfassungsmodul übernommen. Dabei werden folgende Kategorien unterschieden:

  • Regulaere Stunden – Normale Arbeitszeit gemäss Vertrag
  • Überstunden – Stunden über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus
  • Nachtzuschlag – Stunden zwischen 22:00 und 06:00 Uhr
  • Sonn-/Feiertagszuschlag – Stunden an Sonn- und Feiertagen

CSV-Export

  1. Öffnen Sie eine abgeschlossene Lohnabrechnung oder die Gesamtübersicht für einen Zeitraum.
  2. Klicken Sie auf CSV exportieren.
  3. Wählen Sie das Format: Standardformat oder ein angepasstes Format für Ihre Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, BMD, Abacus).
  4. Die CSV-Datei wird heruntergeladen und kann direkt in Ihre Lohnsoftware importiert werden.
Tipp: Richten Sie unter Einstellungen > Lohnabrechnungen die Zuschlagssätze für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit ein. Diese werden dann automatisch bei der Berechnung berücksichtigt.
10

Dokumentenverwaltung

Zentrales Dokumentenarchiv

Die Dokumentenverwaltung dient als zentrale Ablage für alle unternehmensrelevanten Dateien. Hier werden Dokumente hochgeladen, kategorisiert und mit Mitarbeitern, Kunden oder Aufträgen verknüpft.

Dokument hochladen

  1. Navigieren Sie zu Dokumente und klicken Sie auf + Hochladen.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus (unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, bis zu 25 MB pro Datei).
  3. Vergeben Sie eine Kategorie: Vertrag, Zertifikat, Ausweis, Protokoll, Rechnung, Sonstiges.
  4. Ordnen Sie das Dokument zu: wählen Sie einen Mitarbeiter, einen Kunden oder einen Auftrag. Mehrfachzuordnungen sind möglich.
  5. Optional: Setzen Sie ein Ablaufdatum. Dokumente mit Ablaufdatum werden automatisch überwacht.
  6. Klicken Sie auf Hochladen.

Ablaufüberwachung

Dokumente mit einem hinterlegten Ablaufdatum werden automatisch überwacht. Das System zeigt eine Übersicht aller bald ablaufenden und bereits abgelaufenen Dokumente.

Wichtig: Abgelaufene Dokumente werden in der Übersicht rot markiert. Stellen Sie sicher, dass kritische Unterlagen wie Bewachungserlaubnisse, Versicherungsnachweise und Zertifikate rechtzeitig erneuert werden. Das System sendet automatische Erinnerungen an die zuständigen Personen.

Suche und Filterung

Nutzen Sie die Suchleiste, um Dokumente nach Name, Kategorie oder zugeordneter Person zu finden. Mit den Filtern können Sie nach Kategorie, Status (gültig/abgelaufen) und Zuordnung eingrenzen.

Tipp: Laden Sie häufig benötigte Vorlagen (z.B. Dienstanweisungen, Einsatzprotokolle) als Vorlagen-Dokumente hoch. Diese können dann von Mitarbeitern heruntergeladen und ausgefuellt werden.
11

Equipment-Verwaltung

Inventarübersicht

Im Equipment-Modul verwalten Sie die gesamte Ausrüstung Ihres Sicherheitsunternehmens: Funkgeräte, Taschenlampen, Schutzwesten, Schlüssel, Fahrzeugzubehör und mehr. Jedes Gerät erhält eine eindeutige Inventarnummer und kann mit einer Seriennummer versehen werden.

Neues Equipment anlegen

  1. Klicken Sie auf + Neues Equipment in der Inventarübersicht.
  2. Geben Sie die Bezeichnung (z.B. "Funkgerät Motorola DP4800e"), die Kategorie und die Seriennummer ein.
  3. Hinterlegen Sie den Anschaffungswert und das Kaufdatum.
  4. Setzen Sie das Garantie-Ablaufdatum. Das System erinnert Sie vor Ablauf der Garantie.
  5. Fügen Sie bei Bedarf ein Foto oder die Bedienungsanleitung als Dokument hinzu.
  6. Der Status wird automatisch auf Verfügbar gesetzt.

Equipmentstatus

Status Bedeutung
Verfügbar Gerät ist im Lager und kann ausgegeben werden.
Zugewiesen Gerät ist einem Mitarbeiter oder Einsatzort zugewiesen.
In Wartung Gerät befindet sich in Reparatur oder Wartung.
Ausgemustert Gerät ist defekt, veraltet oder ausser Betrieb genommen.

Zuweisung und Rückgabe

  1. Öffnen Sie das Equipment und klicken Sie auf Zuweisen.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter und das Ausgabedatum. Optional können Sie ein geplantes Rückgabedatum angeben.
  3. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung. Das Equipment erscheint in seinem Profil unter Zugewiesenes Equipment.
  4. Bei Rückgabe klicken Sie auf Rückgabe erfassen und dokumentieren den Zustand des Geräts.

Wartungsplanung

Im Reiter Wartung können Sie regelmässige Wartungstermine planen. Geben Sie den Wartungsintervall (z.B. alle 6 Monate) und die letzte Wartung ein. Das System erinnert Sie automatisch, wenn die nächste Wartung fällig ist.

Tipp: Nutzen Sie die Zuweisungshistorie, um nachzuvollziehen, wer ein Gerät wann und wie lange hatte. Dies ist besonders nützlich bei Verlust oder Beschädigung.
12

Schulungen & Zertifikate

Schulungskatalog

Im Modul Schulungen verwalten Sie alle Aus- und Weiterbildungsangebote für Ihre Mitarbeiter. Definieren Sie Schulungskurse, verknüpfen Sie sie mit Qualifikationsanforderungen und verfolgen Sie den Schulungsfortschritt aller Mitarbeiter.

Neuen Schulungskurs anlegen

  1. Klicken Sie auf + Neuer Kurs im Schulungskatalog.
  2. Geben Sie den Kursnamen ein (z.B. "Sachkundeprüfung §34a GewO", "Erste-Hilfe-Auffrischung", "Brandschutzhelfer").
  3. Definieren Sie die Kursdetails: Dauer, Beschreibung, Anbieter (intern oder externer Schulungsanbieter).
  4. Legen Sie fest, ob dieser Kurs eine Pflichtschulung ist und für welche Positionen er erforderlich ist.
  5. Geben Sie die Gültigkeitsdauer des Zertifikats ein (z.B. 24 Monate für Erste Hilfe).
  6. Speichern Sie den Kurs.

Schulungsanforderungen definieren

Unter Anforderungen können Sie festlegen, welche Schulungen für welche Positionen oder Auftragstypen verpflichtend sind. Das System prüft dann automatisch, ob alle Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen absolviert haben.

Schulungsmatrix

Die Schulungsmatrix bietet eine tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter und ihrer Schulungsstatus. Auf einen Blick sehen Sie:

  • Grün – Schulung absolviert und gültig
  • Gelb – Schulung läuft bald ab (innerhalb der nächsten 90 Tage)
  • Rot – Schulung abgelaufen oder nicht absolviert
  • Grau – Schulung für diese Position nicht erforderlich

Schulungsteilnahme erfassen

  1. Öffnen Sie den Schulungskurs und klicken Sie auf Teilnahme erfassen.
  2. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die an der Schulung teilgenommen haben.
  3. Geben Sie das Schulungsdatum und das Ablaufdatum des Zertifikats ein.
  4. Laden Sie optional den Nachweis (Zertifikat, Teilnahmebestätigung) als PDF hoch.
  5. Die Qualifikation wird automatisch im Mitarbeiterprofil aktualisiert.
Wichtig: Das System sendet automatisch Erinnerungen, wenn Schulungszertifikate ablaufen. Konfigurieren Sie die Erinnerungsintervalle unter Einstellungen > Schulungen (Standard: 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf).
13

Berichte & Analysen

Berichtstypen

Das Berichtsmodul bietet vorgefertigte und individuell anpassbare Berichte für alle Geschäftsbereiche. Wählen Sie den gewünschten Berichtstyp, den Zeitraum und optional weitere Filter aus.

Bericht Inhalt
Mitarbeiterbericht Personalübersicht, Fluktuation, Qualifikationsstatus, Fehlzeiten
Kundenbericht Kundenumsatz, Auftragsvolumen, Zahlungsverhalten, Top-Kunden
Finanzbericht Umsatz, offene Forderungen, Zahlungseingänge, Gewinn/Verlust
Zeitbericht Arbeitsstunden pro Mitarbeiter/Team/Auftrag, Überstunden, Fehlzeiten
Schichtbericht Schichtauslastung, No-Shows, Stornierungen, Planungstreue
Equipmentbericht Inventarwert, Wartungsstatus, Zuweisungsübersicht, Abschreibungen

Bericht erstellen

  1. Navigieren Sie zu Berichte und wählen Sie den gewünschten Berichtstyp.
  2. Definieren Sie den Zeitraum über den Datumswaehler (z.B. letzter Monat, letztes Quartal, benutzerdefiniert).
  3. Setzen Sie optionale Filter: bestimmte Mitarbeiter, Kunden, Aufträge oder Teams.
  4. Klicken Sie auf Bericht generieren. Die Ergebnisse werden als Tabelle mit Diagrammen angezeigt.
  5. Exportieren Sie den Bericht bei Bedarf: Klicken Sie auf PDF exportieren für einen druckfertigen Bericht oder auf CSV exportieren für die Weiterverarbeitung in Excel.
Tipp: Speichern Sie häufig verwendete Berichtskonfigurationen als Vorlage. Klicken Sie dazu nach der Konfiguration auf Als Vorlage speichern und vergeben Sie einen Namen. Gespeicherte Vorlagen finden Sie unter Berichte > Meine Vorlagen.

Automatische Berichte

Unter Berichte > Automatisch können Sie Berichte planen, die regelmässig erstellt und per E-Mail versendet werden. Wählen Sie den Berichtstyp, die Frequenz (täglich, wöchentlich, monatlich) und die Empfänger aus.

14

Einstellungen & Administration

Firmendaten

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen.
  2. Geben Sie Ihren Firmennamen, die Rechtsform, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein.
  3. Hinterlegen Sie Ihre Steuernummer, USt-IdNr. und Handelsregisternummer.
  4. Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, mind. 300x100 Pixel). Das Logo erscheint auf Rechnungen, PDF-Berichten und im System-Header.
  5. Geben Sie Ihre Bankverbindung ein (IBAN, BIC, Bankname). Diese wird auf Rechnungen angezeigt.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Nummernkreise

Unter Einstellungen > Nummernkreise konfigurieren Sie die automatische Nummerierung für alle Geschäftsobjekte:

Objekt Praefix Beispiel
Mitarbeiter MA- MA-0001, MA-0002, ...
Kunden KD- KD-0001, KD-0002, ...
Aufträge AU- AU-0001, AU-0002, ...
Rechnungen RE- RE-2026-0001, RE-2026-0002, ...
Equipment EQ- EQ-0001, EQ-0002, ...

Sie können das Praefix, den Startwert und das Format (mit/ohne Jahreszahl) frei anpassen.

Land- und Steuereinstellungen

  1. Wählen Sie unter Einstellungen > Land & Steuern Ihr Betriebsland (Deutschland, Oesterreich oder Schweiz).
  2. Der Steuersatz wird automatisch angepasst (DE: 19%, AT: 20%, CH: 8.1%).
  3. Wählen Sie die Währung: EUR oder CHF.
  4. Legen Sie das Datumsformat fest (DD.MM.YYYY) und die Dezimaltrennung (Komma oder Punkt).

E-Mail-Konfiguration

Unter Einstellungen > E-Mail konfigurieren Sie den E-Mail-Versand des Systems:

  1. Geben Sie den SMTP-Server, den Port, den Benutzernamen und das Passwort ein. Alternativ können Sie den integrierten Versanddienst verwenden.
  2. Definieren Sie den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse.
  3. Passen Sie die E-Mail-Vorlagen an: Rechnungsversand, Schichtbenachrichtigung, Zahlungserinnerung, Zertifikatsablauf.
  4. Senden Sie eine Test-E-Mail, um die Konfiguration zu überprüfen.

Benutzer- und Rollenverwaltung

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Benutzer für eine Übersicht aller Systembenutzer.
  2. Klicken Sie auf + Neuer Benutzer, um einen neuen Zugang zu erstellen. Geben Sie Name, E-Mail und Rolle ein.
  3. Der neue Benutzer erhält automatisch eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Passworteinrichtung.
  4. Unter Rollen können Sie bestehende Rollen anpassen oder neue Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen.
  5. Jede Berechtigung ist modular aufgebaut: Sie können pro Modul festlegen, ob ein Benutzer lesen, erstellen, bearbeiten und/oder löschen darf.
Wichtig: Ändern Sie das Standard-Administrator-Passwort nach der Ersteinrichtung. Vergeben Sie Admin-Rechte nur an vertrauenswürdige Personen. Alle Änderungen an Einstellungen und Benutzerrechten werden im Audit-Log protokolliert.
Tipp: Nutzen Sie die Funktion Einstellungen > Backup, um regelmässige Datensicherungen Ihrer Konfiguration zu erstellen. Obwohl das SMS Cloud-basiert ist und automatische Backups erstellt, empfehlen wir, kritische Einstellungen zusätzlich zu dokumentieren.

Bereit, das SMS auszuprobieren?

Testen Sie alle Funktionen kostenlos und unverbindlich in unserer Live-Demo.